3 redenen waarom evalueren op basis van declarabiliteit schadelijk is voor je agency

Header Detail 1240x533px C Billability Calculation Harmfull Agency

Creatieve agency’s en consultancybedrijven zien declarabiliteit (billability of ‘factureerbaarheid’) te vaak als dé manier om hun rendement te berekenen en te optimaliseren. Wat is declarabiliteit? En waarom kan enkel evalueren op basis van declarabiliteit de gezondheid van je onderneming zware schade toebrengen?

Wat is declarabiliteit of billability?

Wat is declarabiliteit– ook wel bekend als billability? . Wikipedia – dé bron bij een snelle zoektocht – komt met de volgende ietwat vage omschrijving: ‘The state or condition of being billable’. Vrij vertaald: de staat of toestand van factureerbaarheid.

Wij gebruiken liever een meer gangbare en concrete definitie, namelijk 'het percentage gefactureerde uren versus de totale uren’.

Waarom declarabiliteit niet alles zegt.

Gepresteerde uren bijhouden – met een onderscheid in declarabele of factureerbare en niet-declarabele uren – is volstrektnormaal. Je krijgt immers een antwoord op de vraag: heeft iemand voldoende uren gewerkt?

Maar medewerkers evalueren op basis van dat inzicht is geen slimme zet. Want op het eerste gezicht lijkt het alsof medewerkers met het grootste aantal factureerbare uren je organisatie het meeste opleveren. En werknemers met een laag percentage factureerbare uren 'verspillen tijd'. Maar die redenering klopt vaak niet, en daar zijn drie argumenten voor.

1. Je vergelijkt appels met peren

Verschillende organisaties en filialen berekenen billability op een andere manier, waardoor je ze niet kan vergelijken.

  • Op basis van het aantal geregistreerde uren.

Voorbeeld: een medewerker werkt 40 uur, waarvan 32 factureerbaar. De billability bedraagt 80%.

  • Op basis van de bruto capaciteit.

Voorbeeld: De werknemer is 1 dag ziek. De resterende dagen werkt hij 32 uren, waarvan er 28 factureerbaar zijn. De billability is 70% (28 factureerbare uren / 40 uren).

  • Op basis van de nettocapaciteit, waarbij je vakantie en ziekte niet meerekent.

Voorbeeld: De werknemer is 1 dag ziek, waardoor de totale beschikbare uren op 32 uren neerkomt (40 - 8) De resterende 4 dagen registreert hij 28 factureerbare uren. De billability bedraagt dan 87,5% (28 factureerbare uren / 32 uren).

  • Als er geen eenduidige berekeningswijze is, kan je de billability van verschillende filialen en organisaties niet benchmarken. En laat dit nu net de meest gestelde vraag zijn die wij krijgen van bedrijven.
CTA_KPIs

2. Billability kan een fout beeld geven

Stel dat je onderneming een campagne verkoopt van 10 dagen werk. Medewerker A werkt 10 dagen op het project waardoor zijn billability 100% bedraagt. Maar hij krijgt het werk binnen die tijdspanne niet af, waardoor medewerker B moet bijspringen. Hij werkt 2 dagen op het project. Zijn billability voor dit project bedraagt 0%, want de 10 factureerbare dagen zijn al toegewezen aan medewerker A. En dat terwijl hij het project tot een goed einde heeft gebracht.

Ook het omgekeerde is mogelijk. Stel dat een medewerker de klus klaart in 8 dagen in plaats van 10. Zijn billability bedraagt 100%. Maar wat gebeurt er met die twee resterende dagen? Worden die aan niemand toegewezen? Wordt er nergens geregistreerd dat er dankzij de medewerker 2 dagen extra marge is? Billability lost die vragen niet op.

  • Billable uren worden dus niet altijd correct toegekend. Medewerkers die in de bres springen, kunnen een lage billability oogsten. Omgekeerd krijgen medewerkers niet altijd de meerwaarde toegewezen die zij wel hebben gegenereerd. Dit kan leiden tot verkeerde evaluaties van medewerkers, projecten en klanten – en zo de motivatie van je mensen onderuithalen.

3 Billability vertelt niets over je opbrengsten

Stel dat je het project van 10 dagen werk offreert voor 6.000 euro. Een medewerker werkt hier 10 dagen aan en heeft alleen maar billable uren. Geen realistisch, maar wel een ideaal scenario. De medewerker is echter een senior en kost je organisatie 600 euro per dag. Het gevolg: de billability is 100%, maar de marge voor je onderneming is 0%.

Of je laat een junior 12 dagen op dit project werken, die dagelijks 300 euro kost. Je houdt een mooie marge over (2400 euro), maar de billability ligt lager (83%).

  • Billability brengt je marges en opbrengsten niet in kaart. Het vertelt alleen hoeveel factureerbare uren je hebt gepresteerd.
CTA_efficientie

In een notendop

Informatie en inzichten over declarabiliteit zijn vaak tegenstrijdig. Bovendien blijven er een aantal blinde vlekken over: billability kan een fout beeld geven over je medewerkers en vertelt niets over de marges en opbrengsten van je bedrijf. Alleen evalueren op basis van factureerbaarheidbillability kan de gezondheid van je onderneming dus zware schade toebrengen.

De weg naar waardevolle KPI's om te groeien.

In ons e-book introduceren we 2 KPI’s die je wel inzicht geven in je efficiëntie: ‘gemiddelde opbrengst per uur’ en ‘performance’. Met uitgebreide rekenvoorbeelden en welke inzichten je uit die cijfers haalt. Download het e-book Billability kan de gezondheid schaden hier.

NL-NL_CTA_Ebook_960x250