2 maanden | 4 minuten

De efficiëntie van je agency berekenen? Met deze 2 KPI’s lukt het

Header Detail 1240x533px C Calculate Efficiency Agency

Met je agency wil je groeien. Daar gaan wij tenminste vanuit. In dat geval is een hoog rendement essentieel om je doelstellingen te bereiken De twee KPI’s ‘gemiddelde opbrengst per uur’ en ‘performance’ geven je inzicht in je efficiëntie. In deze blog leggen we je aan de hand van voorbeelden uit hoe je die berekent.

Denk jij: ‘efficiëntie bereken je toch gewoon met billability of factureerbaarheid?’ Een valide vraag, maar het antwoord is ‘nee’. In deze blogpost vertellen we waarom billability tekortschiet als KPI om te groeien.

1 Gemiddelde opbrengst per uur: wat zijn je sterktes?

De gemiddelde opbrengst of marge per uur laat zien waar de opbrengsten en verliezen zich bevinden in je bedrijf en waar je moet bijsturen. Zo bereken je de gemiddelde opbrengst per uur:

factureerbare waarde per uur (a) / kosten per uur (b)

(a): de factureerbare waarde per uur bereken je door het beschikbare budget te delen door het aantal gepresteerde uren op projecten.

Stel dat je een project verkoopt voor 16.000 euro. Een medewerker werkt hier een volledige maand aan, goed voor in totaal 160 uur. Daardoor bedraagt de factureerbare waarde per uur voor dit project 160.000 euro / 160 uur = 100 euro.

(b): voor de kosten per uur tel je alle kosten van een bepaalde medewerker op.

Denk aan het bruto maandloon, kosten van de werkgever zoals een onkostenvergoeding en beloningen die buiten het normale salaris vallen en je algemene kosten per medewerker (huur, elektriciteit en internet). Dat bedrag deel je door het totaal aantal gewerkte uren.

In dit voorbeeld kost de medewerker je organisatie 55 euro per uur.

Gieten we deze data in de formule, dan komt de gemiddelde opbrengst per uur voor de medewerker neer op 100 / 55 * 100% = 82%.

CTA_KPIs

2 Performance: ben je productief?

Uiteraard telt niet alleen het aantal billable uren mee, maar ook hoe efficiënt die worden ingevuld. Daarbij komt de cruciale KPI ‘performance’ in beeld. Die bereken je op deze manier:

efficiëntie (a) x billable uren (b)

(a): efficiëntie is een meetbare waarde die weergeeft of je sneller of trager dan voorzien werkt, binnen of buiten het budget. Dit bereken je door de gefactureerde waarde te delen door werkelijke waarde van diezelfde periode.

Stel dat je een project verkoopt voor 10.000 euro, goed voor 100 uur werk. Een medewerker klaart de klus in 85 uur, goed voor een intrinsieke waarde van in totaal 8500 euro. De efficiëntie bedraagt dan 10.000 / 8500 * 100% = 118%.

(b): billability is het aantal factureerbare uren tegenover de nettocapaciteit (= het aantal uren dat iemand effectief werkt) en geeft een indicatie van het aantal productieve uren.

Stel dat een medewerker 3 volledige weken werkt, goed voor een nettocapaciteit van in totaal 120 uur. Elke week heeft hij een aantal interne meetings, die uitkomen op totaal 12 uur. Het aantal factureerbare uren is 108. Zijn billability voor die periode bedraagt 108 / 120 * 100% = 90%.

Gieten we deze data in de formule, dan komt de performance voor de medewerker neer op 118% * 90% = 106%.

CTA_Evalueren

En nu?

KPI’s berekenen is slechts de eerste stap. Veel belangrijker zijn de inzichten die je uit de cijfers haalt.

Een lage opbrengst per uur of performance kan betekenen dat je projecten te goedkoop verkoopt. Of dat medewerkers niet de juiste skills hebben om bepaalde projecten tot een goede einde te brengen. En ook hoge resultaten kunnen uitdagingen blootleggen.

In deze blogpost lichten we een tipje van de sluier, en vertellen we waarom de KPI’s verschillen tussen type medewerkers. Smaakt dit naar meer? Dat ontdek je in ons e-book. Met uitgebreide rekenvoorbeelden en hoe je je agency bijstuurt om te groeien. Download het e-book Billability kan de gezondheid schaden hier.

NL-NL_CTA_Ebook_960x250