Een factuur maken: hoe doe je dat? (+voorbeelden)

Correcte facturen zijn goud waard voor je onderneming. Ze zorgen er niet alleen voor dat je wordt betaald voor je diensten of producten, ze bieden ook een helder zicht op je inkomsten en uitgaven. Maar een (digitale) factuur opstellen volgens de regels van de kunst is niet altijd makkelijk. Daarom delen we tips, tricks, verschillende voorbeelden en de hele mikmak. You’re welcome!

1. Waarom zijn facturen cruciaal?
2. Verschillende soorten facturen
3. Hoe maak je een factuur?
4. Voorbeelden van facturen
5. Wanneer stel je een factuur op en verstuur je ze?
6. Digitaal factureren: hoe werkt het?

Waarom zijn facturen cruciaal?

Als zelfstandige waak je idealiter met evenveel zorg over je facturen als een grootmoeder over haar kristallen glazen. Overdreven? Helemaal niet! En daar zijn 3 redenen voor:

1. Facturen staan synoniem voor kassa time. Zo vormen het bewijs dat je een bepaald product of dienst leverde. Voldoen ze niet aan de regels, dan kan jij fluiten naar je centen als je klant weigert om te betalen.
2. Foute facturen zijn kassa time voor de fiscus. Kloppen ze niet, dan staat je boekhouding op losse schroeven en loop je het risico op boetes. Dat geldt trouwens niet alleen voor facturen die jij opstelt – de zogenaamde uitgaande facturen. Ook voor incorrecte facturen van leveranciers – inkomende facturen – kan je een sanctie krijgen.
3. Facturen geven je inzicht in je bedrijf. Ze tonen immers je inkomsten en uitgaven, waardoor je de financiële gezondheid van je eigen zaak in kaart kan brengen.

“Dankzij onze digitale facturen kunnen we makkelijk conclusies trekken uit onze cijfers, en hebben we een helder overzicht van onze omzet.” - Jona Van Laer, oprichter van Tuinjan

Verschillende soorten facturen

Facturen zijn zoals pilsbieren: het ene is zeker en vast de andere niet (ooit al eens Budweiser geproefd?). Grosso modo bestaan er 8 verschillende soorten facturen.

1. De standaardfactuur bevat de standaardinformatie – what’s in a name – en wordt euh, standaard gebruikt.
2. De commerciële factuur dient wanneer je goederen van het ene land naar het andere verzendt.
3. Bij grote projecten – bijvoorbeeld in de bouw – kan je periodieke facturen versturen telkens een deel is afgewerkt. Zo genereer je ook tijdens het project inkomsten.
4. Reken geen product of dienst aan, maar wel uren aan een vaste prijs? Dan vermeld je die duidelijk op een timesheet of via tijdregistratie. Vooral consultants en agencies maken hier gebruik van.
5. Voor klanten waar je continu voor werkt, stel je om de zoveel tijd een recurrente factuur op. Bijvoorbeeld op het einde van de maand.
6. Met een pro-formafactuur geef je de geschatte prijs van bepaalde goederen of diensten door. Die is vaak identiek aan je offerte.
7. Bij een factuur op basis van waarde hangt het bedrag af van de hoeveelheid werk die je hebt geleverd. Vooral handig als je de waarde van een dienst of product op voorhand kan bepalen.
8. Een factuur met een vaste prijs is het best geschikt voor projecten met duidelijk omschreven verwachtingen. Vooral freelancers maken hier gebruik van.

Hoe maak je een factuur?

Een factuur bestaat doorgaans uit 3 onderdelen: de factuurkop, de factuurregels en de factuurvoet. Ja, soms is het echt zo simpel. Elke component bevat een aantal verplichte zaken.

In de factuurkop vermeld je enerzijds jouw gegevens:

• duidelijk het woord ‘factuur’
• de datum van opmaak en volgnummer
• je bedrijfsnaam en bedrijfsvorm (bv, nv, cv …)
• je volledige adres
• je bankrekeningnummer
• je btw- of ondernemingsnummer
• de leveringsdatum van de goederen of diensten

Daarnaast neem je ook informatie van je klant op in de factuurkop:

• de officiële bedrijfsnaam
• het volledige adres
• het btw-nummer

In de factuurregels beschrijf je de goederen en diensten en de hoeveelheid. Dat kan op twee manieren:

• de verschillende onderdelen en de bijhorende eenheidsprijs
• je uurtarief en de tijd die je spendeerde aan elk deel van het project

Dit rekenvoorbeeld maakt het meteen duidelijk.

In de factuurvoet vermeld je:

• het nettobedrag (bedrag zonder btw)
• het btw-percentage en -bedrag
• het totaalbedrag
• de betalingstermijn
• de betaalmogelijkheden

Algemene voorwaarden zijn als Kerk & Leven: niemand leest ze. Toch kan het slim zijn om ze op te nemen op je factuur, al is dat niet verplicht. Let wel: is je factuur bestemd voor een particulier, dan moet je diezelfde voorwaarden ook vermelden op je offerte. Voor bedrijven volstaat het om te verwijzen naar je website.

Voorbeelden van facturen

Goede kunstenaars kopiëren, grote kunstenaars stelen. En dat geldt evengoed voor facturen opstellen. Een gouden tip is dan ook om je te baseren op bestaande facturen. Dat bespaart je flink wat tijd.

Valkuil: je weet niet zeker welke facturen zijn opgesteld volgens de regels van de kunst. Daarom maakten wij drie voorbeelden waarop zelfs de meest strenge btw-controleur geen opmerkingen heeft.

Wanneer stel je een factuur op en verstuur je ze?

Stel je je facturen even traag op als George Martin boeken schrijft, dan heb je een probleem. Want eens een project is afgerond, gaat je factuur best zo snel mogelijk de deur uit.

De uiterste datum is de 15de dag van de volgende maand na de levering. Leverde je bijvoorbeeld op 23 april goederen aan een van je klanten, dan heb je tot 15 mei om je factuur op te stellen en te versturen.

Al is het raadzaam om niet zo lang te wachten. Bij het begin van elke maand heb je doorgaans flink wat kosten. Als je klanten snel hun facturen betalen, kan je makkelijker het nodige bedrag neertellen. In elk geval: hou je aan de uiterste deadline. Anders kan de overheid je boetes opleggen.

Is je klant een zelfstandige of ondernemer? Dan heeft hij 30 dagen de tijd om de factuur te betalen, te rekenen vanaf de ontvangstdatum. Hier mag je van afwijken, al zet je die afspraken beter op papier. Voor particulieren bestaat geen vaste deadline, al geldt er wel een ‘redelijke termijn’. In de praktijk: één tot twee weken. Om discussies te vermijden, kan je zelf een betalingstermijn opnemen in de algemene voorwaarden van je factuur.

Oké, de klant is koning. Maar wat als hij je factuur niet betaalt? Confettibrief sturen? Stalker inhuren? Gelukkig niet: met deze tips kom je efficiënt tot een oplossing.

Digitaal factureren: hoe werkt het?

De inktpatronen van je printer zijn weeral maar eens leeg, het adres past net niet op de enveloppe en hoe minnelijk hij ook probeert te lachen, het gezicht van koning Filip op de postzegel is geen esthetische meerwaarde. Papieren facturen kosten je tijd, geld en gemoedsrust. Want hoe ben je zeker dat je factuur veilig bij je klant geraakt?

Steeds meer zelfstandigen maken dan ook gebruik van digitale facturen met een online tool. Dat heeft 3 voordelen:

1. Een forse tijdswinst. Met software stel je in enkele klikken een factuur op in je eigen huisstijl. Ook het inboeken, verzenden en verwerken ervan verloopt digitaal en dus sneller.
2. Je bespaart centen. De kostprijs van de software blijft doorgaans gelijk, ongeacht hoeveel facturen je verstuurt. Enveloppen, papier, inktpatronen, postzegels, gele briefkaarten … Je hebt niet ze niet langer nodig.
3. Het is simple comme bonjour. Je bent zeker dat je factuur bij de juiste persoon terechtkomt. Bovendien kan hij of zij je factuur op elk moment bekijken: op zijn smartphone, tablet of computer, op kantoor, op vakantie of in de koekenrayon van de Colruyt.

Digitale factuur of e-factuur: een pot nat?

Neen, een digitale factuur maak en verstuur je via software en is een PDF-, Word- of Excel-bestand. De doorsnee zelfstandige volstaat dit doorgaans. Een e-factuur daarentegen is een XML-factuur die voldoet aan de Europese norm PEPPOL, versie 2 of 3) Insert nerd-emoji! Leveranciers van de Vlaamse en federale overheid zijn doorgaans verplicht om e-facturen op te stellen.

Je van a tot z verdiepen in digitale facturen? Say no more! Wij lijstten de need-to-know info rond digitale facturen op.

Ontdek Teamleader, dé tool die factureren een pak makkelijker maakt

Teamleader is eenvoudige software die CRM, projectmanagement en facturatie bundelt in één handige tool. In slechts enkele klikken maak, verzend en beheer je facturen. Offertes zet je in mum van tijd om in een factuur, elk document krijgt jouw huisstijl en klanten laat je moeiteloos online betalen.

Probeer ons twee weken uit. Zonder gedoe. Zonder te betalen.