
Correcte facturen zijn goud waard voor je onderneming. Ze zorgen er niet alleen voor dat je betaald wordt voor je diensten of producten, maar bieden ook een helder zicht op je inkomsten en uitgaven. Maar een (digitale) factuur opstellen volgens de regels van de kunst is niet altijd makkelijk. Daarom delen we onze handige tips, doorspekt met talrijke voorbeelden.
Ontdek Teamleader Focus, dé tool om snel en foutloos te factureren
Snel facturen maken, ze opvolgen, je inkomsten voorspellen … Met Teamleader Focus is factureren een fluitje van een cent. Werk met sjablonen, start vanuit een offerte, project of tijdregistratie en koppel met je boekhoudpakket. Naast factureren kun je er ook klanten en projecten beheren - alles-in-één, daar gaan we voor!
Wat is een factuur eigenlijk?
Een factuur is een schriftelijke bevestiging van een overeenkomst tussen de aanbieder en de koper met een overzicht van de geleverde diensten of producten, en hun prijs. Het verplicht als het ware de koper om te betalen, mits het aan bepaalde voorwaarden voldoet. Een belangrijk papiertje dus!
In een onderneming krijg je zowel met aankoopfacturen (facturen die je ontvangt van leveranciers) als verkoopfacturen (facturen die je verstuurt naar klanten) te maken. Het versturen en behandelen van al die facturen noemen we in één adem facturatie.
Hoor het eens van een ander.
“Dankzij
onze digitale facturen kunnen we makkelijk conclusies trekken uit onze
cijfers, en hebben we een helder overzicht van onze omzet.” - Jona Van Laer, oprichter van Tuinjan
Verschillende soorten facturen
Facturen zijn zoals pilsbieren: het ene is zeker en vast de andere niet (ooit al eens Budweiser geproefd?). Grosso modo bestaan er 8 verschillende soorten facturen.
- De standaardfactuur bevat de standaardinformatie – what’s in a name – en wordt euh, standaard gebruikt.
- De commerciële factuur dient wanneer je goederen van het ene land naar het andere verzendt.
- Bij grote projecten – bijvoorbeeld in de bouw – kan je periodieke facturen versturen telkens een deel is afgewerkt. Zo genereer je ook tijdens het project inkomsten.
- Reken geen product of dienst aan, maar wel uren aan een vaste prijs? Dan vermeld je die duidelijk op een timesheet of via tijdregistratie. Vooral consultants en agencies maken hier gebruik van.
- Voor klanten waar je continu voor werkt, stel je om de zoveel tijd een recurrente factuur op. Bijvoorbeeld op het einde van de maand.
- Met een pro-formafactuur geef je de geschatte prijs van bepaalde goederen of diensten door. Die is vaak identiek aan je offerte.
- Bij een factuur op basis van waarde hangt het bedrag af van de hoeveelheid werk die je hebt geleverd. Vooral handig als je de waarde van een dienst of product op voorhand kan bepalen.
- Een factuur met een vaste prijs is het best geschikt voor projecten met duidelijk omschreven verwachtingen. Vooral freelancers maken hier gebruik van.
Hoe maak je een factuur?
Een factuur bestaat doorgaans uit 3 onderdelen: de factuurkop, de factuurregels en de factuurvoet. Ja, soms is het echt zo simpel. Elke component bevat een aantal verplichte zaken.
In de factuurkop vermeld je enerzijds jouw gegevens:
- duidelijk het woord ‘factuur’
- de datum van opmaak en volgnummer
- je bedrijfsnaam en bedrijfsvorm (bv, nv, cv …)
- je volledige adres
- je bankrekeningnummer
- je btw- of ondernemingsnummer
- Je KVK-nummer
- de leveringsdatum van de goederen of diensten
Daarnaast neem je ook informatie van je klant op in de factuurkop:
- de officiële bedrijfsnaam
- het volledige adres
- het btw-nummer
In de factuurregels beschrijf je de goederen en diensten en de hoeveelheid. Dat kan op twee manieren:
- de verschillende onderdelen en de bijhorende eenheidsprijs
- je uurtarief en de tijd die je spendeerde aan elk deel van het project
Dit rekenvoorbeeld maakt het meteen duidelijk.
In de factuurvoet vermeld je:
- het nettobedrag (bedrag zonder btw)
- het btw-percentage en -bedrag
- het totaalbedrag
- de betalingstermijn
- de betaalmogelijkheden
Algemene voorwaarden zijn als Kerk & Leven: niemand leest ze. Toch kan het slim zijn om ze op te nemen op je factuur, al is dat niet verplicht. Let wel: is je factuur bestemd voor een particulier, dan moet je diezelfde voorwaarden ook vermelden op je offerte. Voor bedrijven volstaat het om te verwijzen naar je website.
Factuur en offerte, moet dat hetzelfde zijn?
Neen. Het bedrag op een offerte is indiciatief, niet definitief. Een offerte is dus vrijblijvend, maar formaliseert jouw aanbod om iets tegen een bepaalde prijs te doen of leveren.
Je klant kan de offerte ofwel impliciet (door de uitvoering ervan), ofwel expliciet (door de ondertekening ervan) aanvaarden. In beide gevallen gaan ze automatisch akkoord met je algemene voorwaarden. Wat daarin staat, is dus doorslaggevend. Alleen wanneer de klant de offerte ondertekent, is die ook juridisch bindend. In dat opzicht is het dus wél interessant om er goed over na te denken en je werk niet te onder- of overschatten.
Voorbeelden van facturen
Goede kunstenaars kopiëren, grote kunstenaars stelen. En dat geldt evengoed voor het opstellen van facturen. Om je een zetje in de goede richting te geven, stellen wij alvast onze templates gratis ter beschikking:
Wat als klanten niet op tijd betalen?
Onbetaalde facturen zijn een nachtmerrie voor elke onderneming. Toch krijgt iedereen er vroeg of laat wel eens mee te maken. Gelukkig is er een stappenplan voor wanbetalers. Volg je mee?
Ga preventief te werk. Als je goederen verkoopt, kun je kopers vooraf laten betalen. Als je diensten verkoopt, dan kun je heel wat maatregelen tegen wanbetalers opnemen in je algemene voorwaarden.
Ga over tot een minnelijke invordering. In dat geval mag een schuldeiser een schuldenaar aansporen tot betaling van schulden via bijvoorbeeld aanmaningsbrieven. Hiervoor kun je gerust een advocaat, gerechtsdeurwaarder, notaris of incassobureau aanstellen.
Ga over tot een gerechtelijke invordering. Hier voeg je de daad bij het woord en stap je naar de rechtbank.
In Teamleader Focus kun je onbetaalde facturen makkelijk opvolgen: je kunt automatische herinneringen instellen en op elk moment de betaalstatus raadplegen.
Digitaal factureren: hoe werkt het?
De inktpatronen van je printer zijn nog maar eens leeg, het adres past net niet op de enveloppe en hoe minnelijk hij ook probeert te lachen, het gezicht van koning Filip op de postzegel is geen esthetische meerwaarde. Papieren facturen kosten je tijd, geld en allesbehalve gemoedsrust. Want hoe ben je zeker dat je factuur heelhuids bij je klant terechtkomt?
Daarom maken steeds meer zelfstandigen gebruik van digitale facturen met een online tool zoals Teamleader Focus. We zetten alle voordelen op een rijtje:
Een forse tijdswinst. Klik, klik, klik. In een mum van tijd heb je een factuur opgesteld in je eigen huisstijl. Ook het inboeken, verzenden en verwerken ervan verloopt digitaal en dus sneller.
Je bespaart centen. De kostprijs van software blijft doorgaans gelijk, ongeacht hoeveel facturen je verstuurt. Enveloppen, inktpatronen, postzegels … heb je niet langer nodig.
Het is doodsimpel. Je bent er zeker van dat je factuur bij de juiste persoon terechtkomt. Bovendien kunnen ze je factuur op elk moment bekijken: vanop de smartphone, tablet of computer, en dat op kantoor, op vakantie of in de koekenrayon van de Jumbo.
Hoor het eens van een ander.
“De wildgroei aan Excel-sheets en losse documenten maakte plaats voor één tool: Teamleader Focus. Het resultaat? We besteden fors minder tijd aan facturatie.” Ilse De Smedt, Chief Com&Co
Ontdek Teamleader Focus, dé tool om snel en foutloos te factureren
Snel facturen maken, ze opvolgen, je inkomsten voorspellen … Met Teamleader Focus is factureren een fluitje van een cent. Werk met sjablonen, start vanuit een offerte, project of tijdregistratie en koppel met je boekhoudpakket. Naast factureren kun je er ook klanten en projecten beheren - alles-in-één, daar gaan we voor!