Een factuur maken: hoe doe je dat? (+voorbeelden)

05/05/2020

13 minuten Leestijd

Correcte facturen zijn goud waard voor je onderneming. Ze zorgen er niet alleen voor dat je betaald wordt voor je diensten of producten, maar bieden ook een helder zicht op je inkomsten en uitgaven. Maar een (digitale) factuur opstellen volgens de regels van de kunst is niet altijd makkelijk. Daarom delen we onze handige tips, doorspekt met talrijke voorbeelden.

Wat is een factuur eigenlijk?
Waarom zijn facturen cruciaal?
Verschillende soorten facturen
Hoe maak je een factuur?
Factuur en offerte, moet dat hetzelfde zijn?
Voorbeelden van facturen
Wat als je een fout maakt?
Wanneer stel je een factuur op en verstuur je ze?
Digitaal factureren, hoe werkt het?
Ontdek Teamleader, dé tool om snel en foutloos te factureren

Snel facturen maken, ze opvolgen, je inkomsten voorspellen … Met Teamleader Focus is factureren een fluitje van een cent. Werk met sjablonen, start vanuit een offerte, project of tijdregistratie en koppel met je boekhoudpakket. Naast factureren kun je er ook klanten en projecten beheren - alles-in-één, daar gaan we voor!

Een factuur is een schriftelijke bevestiging van een overeenkomst tussen de aanbieder en de koper met een overzicht van de geleverde diensten of producten, en hun prijs. Het verplicht als het ware de koper om te betalen, mits het aan bepaalde voorwaarden voldoet. Een belangrijk papiertje dus!

In een onderneming krijg je zowel met aankoopfacturen (facturen die je ontvangt van leveranciers) als verkoopfacturen (facturen die je verstuurt naar klanten) te maken. Het versturen en behandelen van al die facturen noemen we in één adem facturatie.

Als zelfstandige waak je idealiter met evenveel zorg over je facturen als een grootmoeder over haar kristallen glazen. Overdreven? Helemaal niet! En daar zijn 3 redenen voor:

Facturen staan synoniem voor kassa time. Zo vormen het bewijs dat je een bepaald product of dienst leverde. Voldoen ze niet aan de regels, dan kan jij fluiten naar je centen als je klant weigert om te betalen.
Foute facturen zijn kassa time voor de fiscus. Kloppen ze niet, dan staat je boekhouding op losse schroeven en loop je het risico op boetes. Dat geldt trouwens niet alleen voor facturen die jij opstelt – de zogenaamde uitgaande facturen. Ook voor incorrecte facturen van leveranciers – inkomende facturen – kan je een sanctie krijgen.
Facturen geven je inzicht in je bedrijf. Ze tonen immers je inkomsten en uitgaven, waardoor je de financiële gezondheid van je eigen zaak in kaart kan brengen.

“Dankzij onze digitale facturen kunnen we makkelijk conclusies trekken uit onze cijfers, en hebben we een helder overzicht van onze omzet.” - Jona Van Laer, oprichter van Tuinjan

Facturen zijn zoals pilsbieren: het ene is zeker en vast de andere niet (ooit al eens Budweiser geproefd?). Grosso modo bestaan er 8 verschillende soorten facturen.

De standaardfactuur bevat de standaardinformatie – what’s in a name – en wordt euh, standaard gebruikt.
De commerciële factuur dient wanneer je goederen van het ene land naar het andere verzendt.
Bij grote projecten – bijvoorbeeld in de bouw – kan je periodieke facturen versturen telkens een deel is afgewerkt. Zo genereer je ook tijdens het project inkomsten.
Reken geen product of dienst aan, maar wel uren aan een vaste prijs? Dan vermeld je die duidelijk op een timesheet of via tijdregistratie. Vooral consultants en agencies maken hier gebruik van.
Voor klanten waar je continu voor werkt, stel je om de zoveel tijd een recurrente factuur op. Bijvoorbeeld op het einde van de maand.
Met een pro-formafactuur geef je de geschatte prijs van bepaalde goederen of diensten door. Die is vaak identiek aan je offerte.
Bij een factuur op basis van waarde hangt het bedrag af van de hoeveelheid werk die je hebt geleverd. Vooral handig als je de waarde van een dienst of product op voorhand kan bepalen.
Een factuur met een vaste prijs is het best geschikt voor projecten met duidelijk omschreven verwachtingen. Vooral freelancers maken hier gebruik van.

Een factuur bestaat doorgaans uit 3 onderdelen: de factuurkop, de factuurregels en de factuurvoet. Ja, soms is het echt zo simpel. Elke component bevat een aantal verplichte zaken.

In de factuurkop vermeld je enerzijds jouw gegevens:

duidelijk het woord ‘factuur’
de datum van opmaak en volgnummer
je bedrijfsnaam en bedrijfsvorm (bv, nv, cv …)
je volledige adres
je bankrekeningnummer
je btw- of ondernemingsnummer
Je KVK-nummer
de leveringsdatum van de goederen of diensten

Daarnaast neem je ook informatie van je klant op in de factuurkop:

de officiële bedrijfsnaam
het volledige adres
het btw-nummer

In de factuurregels beschrijf je de goederen en diensten en de hoeveelheid. Dat kan op twee manieren:

de verschillende onderdelen en de bijhorende eenheidsprijs
je uurtarief en de tijd die je spendeerde aan elk deel van het project

Dit rekenvoorbeeld maakt het meteen duidelijk.

In de factuurvoet vermeld je:

het nettobedrag (bedrag zonder btw)
het btw-percentage en -bedrag
het totaalbedrag
de betalingstermijn
de betaalmogelijkheden

Algemene voorwaarden zijn als Kerk & Leven: niemand leest ze. Toch kan het slim zijn om ze op te nemen op je factuur, al is dat niet verplicht. Let wel: is je factuur bestemd voor een particulier, dan moet je diezelfde voorwaarden ook vermelden op je offerte. Voor bedrijven volstaat het om te verwijzen naar je website.

Neen. Het bedrag op een offerte is indiciatief, niet definitief. Een offerte is dus vrijblijvend, maar formaliseert jouw aanbod om iets tegen een bepaalde prijs te doen of leveren.

Je klant kan de offerte ofwel impliciet (door de uitvoering ervan), ofwel expliciet (door de ondertekening ervan) aanvaarden. In beide gevallen gaan ze automatisch akkoord met je algemene voorwaarden. Wat daarin staat, is dus doorslaggevend. Alleen wanneer de klant de offerte ondertekent, is die ook juridisch bindend. In dat opzicht is het dus wél interessant om er goed over na te denken en je werk niet te onder- of overschatten.

Goede kunstenaars kopiëren, grote kunstenaars stelen. En dat geldt evengoed voor het opstellen van facturen. Om je een zetje in de goede richting te geven, stellen wij alvast onze templates gratis ter beschikking:

Basisfactuur template
De standaard Teamleader Focus template met een duidelijke tabel voor je artikelen en ruimte voor een korte omschrijving.

Download
Factuur met productgroepen
Als je met productgroepen werkt, kan je de prijzen in deze template structureren door een totaalbedrag per groep te tonen.

Download
Facuurtemplate voor abonnementen
Werk je met abonnementen, dan is dit de template die je nodig hebt. De factuur vermeldt onder andere de licentieperiode en de volgende verlengingsdatum.

Download

Stel je je facturen even traag op als George Martin boeken schrijft, dan heb je een probleem. Wettelijk gezien is de uiterste datum de 15de dag van de volgende maand na levering. Anders kan de overheid je boetes opleggen. Een voorbeeld: leverde je bijvoorbeeld op 23 april goederen aan de klant, dan heb je tot 15 mei om je factuur op te stellen en te versturen.

Toch maak je er best een gewoonte van om je factuur meteen te versturen als een bestelling of project afgerond is. In het begin van de maand heb je doorgaans flink wat kosten. Als je klanten snel hun facturen betalen, dan kun je makkelijker het nodige bedrag neertellen en geraak je niet in cashflow problemen.

Onbetaalde facturen zijn een nachtmerrie voor elke onderneming. Toch krijgt iedereen er vroeg of laat wel eens mee te maken. Gelukkig is er een stappenplan voor wanbetalers. Volg je mee?

Ga preventief te werk. Als je goederen verkoopt, kun je kopers vooraf laten betalen. Als je diensten verkoopt, dan kun je heel wat maatregelen tegen wanbetalers opnemen in je algemene voorwaarden.
Ga over tot een minnelijke invordering. In dat geval mag een schuldeiser een schuldenaar aansporen tot betaling van schulden via bijvoorbeeld aanmaningsbrieven. Hiervoor kun je gerust een advocaat, gerechtsdeurwaarder, notaris of incassobureau aanstellen.
Ga over tot een gerechtelijke invordering. Hier voeg je de daad bij het woord en stap je naar de rechtbank.

In Teamleader Focus kun je onbetaalde facturen makkelijk opvolgen: je kunt automatische herinneringen instellen en op elk moment de betaalstatus raadplegen.

De inktpatronen van je printer zijn nog maar eens leeg, het adres past net niet op de enveloppe en hoe minnelijk hij ook probeert te lachen, het gezicht van koning Filip op de postzegel is geen esthetische meerwaarde. Papieren facturen kosten je tijd, geld en allesbehalve gemoedsrust. Want hoe ben je zeker dat je factuur heelhuids bij je klant terechtkomt?

Daarom maken steeds meer zelfstandigen gebruik van digitale facturen met een online tool zoals Teamleader Focus. We zetten alle voordelen op een rijtje:

Een forse tijdswinst. Klik, klik, klik. In een mum van tijd heb je een factuur opgesteld in je eigen huisstijl. Ook het inboeken, verzenden en verwerken ervan verloopt digitaal en dus sneller.
Je bespaart centen. De kostprijs van software blijft doorgaans gelijk, ongeacht hoeveel facturen je verstuurt. Enveloppen, inktpatronen, postzegels … heb je niet langer nodig.
Het is doodsimpel. Je bent er zeker van dat je factuur bij de juiste persoon terechtkomt. Bovendien kunnen ze je factuur op elk moment bekijken: vanop de smartphone, tablet of computer, en dat op kantoor, op vakantie of in de koekenrayon van de Jumbo.

“De wildgroei aan Excel-sheets en losse documenten maakte plaats voor één tool: Teamleader Focus. Het resultaat? We besteden fors minder tijd aan facturatie.” Ilse De Smedt, Chief Com&Co

- E-book
Optimaliseer je sales
Dit e-book is voor het mkb die in hun sales graag een stapje extra willen zetten. Voor ondernemers en teams die meer willen verkopen. Met minder gedoe. Maak het jezelf gemakkelijk met een goed georganiseerde salesfunnel.

Downloaden

Robin Van Cleemput

Robin heeft in de jaren dat hij bij Teamleader werkt verschillende rollen gespeeld: die van copywriter, contentmanager en brandmarketeer. Op dit moment is hij de all-round creatieveling die concepten bedenkt, campagnes co-creëert en zowel lange als korte teksten schrijft. Ook hanteert hij vaak de microfoon op Teamleader-evenementen, en gelooft hij vurig in 'Lazy-Smart' als religie. Praat met hem over content marketing, vechtsporten en goede muziek. En neem een IPA mee, want Robin is minstens voor een kwart hipster.

Meer artikelen van Robin Van Cleemput