20170622 P Mfor IT header NL

Volgens onderzoek van het Project Management Institute mislukt 14% van de ICT-projecten. Dat lijkt misschien een klein aantal, maar dit zijn slechts de projecten die echt mislukken. Als je naar de andere cijfers kijkt, lijkt er wel degelijk een probleem te zijn met ICT-projecten: 31% haalt zijn doelen niet, 43% ging over het budget heen en 49% van de projecten werd te laat opgeleverd. Wat te doen?

Om er zeker van te zijn dat jouw ICT-projecten op rolletjes blijven lopen, geven we je graag inzicht in de werkmethoden die je kunt handhaven én wijzen we je op drie valkuilen. Laat de fouten van anderen een leerschool voor jou zijn!

Agile of Waterfall: een flexibele of planmatige aanpak?

Sinds een aantal jaar zijn Agile en Waterfall de meest gebruikte methodes voor ICT-projectmanagement. Hiervan is Waterfall de meest traditionele en Agile de populaire aanpak.

Watervalmethode voor softwareontwikkeling

De Waterfall-methode staat bekend om zijn top-down aanpak van taken die elkaar opvolgen. Voordeel: Met deze werkwijze beperk je risico’s en onzekerheden, omdat een volgende projectfase pas start wanneer de vorige is afgerond. Nadeel: Je klant krijgt het werk pas te zien als het af is. Je presenteert alleen het eindproduct waardoor je klant tijdens het proces geen terugkoppeling kan geven. Hiermee loop je het risico dat het eindproduct uiteindelijk niet helemaal naar wens is.

20170622_PMforIT_inline.jpg

Agile werken werkt voor iedereen

Agile is een werkwijze die ontstond in de ICT-sector, maar nu ook steeds populairder wordt in andere gebieden. De flexibiliteit en wendbaarheid van de werkwijze lijkt voor iedereen te werken. Voordeel: Net als bij de Waterfall-methode deel je je projecten op in projectfases, maar bij Agile werken verbind je de fases aan concrete resultaten. Door de regelmatige evaluatie- en feedbackmomenten, kunnen teams snel bijsturen en veranderingen aanbrengen tijdens het hele proces.

Ontdek hoe je weer grip krijgt op je projecten met onze projectmanagement-tool.


Welke werkmethode past het best bij jou?

Een traditionele, planmatige aanpak vraagt om voldoende tijd en investeringen in analyses, het ontwerp en ontwikkeling. Dit alles gebeurt nog vóórdat je naar de klant gaat met een voorstel. Hoe meer je het project vastlegt, hoe meer voorbereiding je moet inplannen. Houd er rekening mee dat wanneer je doelstelling tot in detail is gepland, je er achteraf weinig aan kunt veranderen.

Bij flexibele methodes is er minder voorbereiding nodig, omdat het proces in kleinere fases wordt opgedeeld. Tijdens dit proces kun je in de verschillende fases veranderingen aanbrengen. Zo kun je van begin tot eind, oftewel van concept tot factuur, bijspringen waar nodig.

Wat zijn de valkuilen bij ICT-projectmanagement? En hoe ontwijk je ze?

Zelfs wanneer je een beproefde werkmethode voor projecten volgt, kan er nog weleens iets misgaan. Er zijn verschillende valkuilen met bijbehorende do's en don'ts, zodat je weet hoe je deze kunt aanpakken.

1. Een te hoge urgentie

Don’t: Vaak worden deadlines vastgelegd voordat een project van start gaat. In de meeste gevallen is het daarna ook niet meer mogelijk deze aan te passen. Het resultaat? Constant moeten haasten om een project op tijd af te ronden en op te leveren, zonder een weekje, dagje of zelfs maar uurtje speling. Het idee hierachter is dat hoe eerder je begint, hoe sneller het project af is. Het probleem daarbij is hoe sneller je wilt werken, hoe minder nauwkeurig je over het algemeen wordt. We hoeven je niet uit te leggen dat dat geen goed uitgangspunt is voor kwalitatief goed werk.

Do: Neem eerst de tijd om een strategie en plan van aanpak op te stellen. Houd je klant gedurende het proces op de hoogte, zodat niemand voor verrassingen komt te staan. Als je je klant niet meeneemt tijdens het project, kun je er vergif op innemen dat je aan het eind nog allerlei aanpassingen moet doen.

2. Te weinig budget

Don’t: Vaak hebben ICT-projecten een onrealistisch laag budget, omdat er geen rekening wordt gehouden met de middelen die nodig zijn of om te voorkomen dat klanten schrikken van het totaalbedrag. Het gevolg is dat een project stil komt te liggen 'want er is geen geld meer' en tenslotte moet worden afgeraffeld voor een kleine extra vergoeding - waardoor de kwaliteit er ook nog eens onder lijdt.

20170622_PMforIT_inline2.jpg

Do: Wees realistisch over het budget: baseer het op de middelen die je écht nodig hebt en wees transparant. Zorg ervoor dat je aan de verwachtingen van je klant kan voldoen zonder dat je je prijs constant moet bijstellen. Een effectieve manier om dit te doen is door planningen en budgetten van vergelijkbare projecten die in het verleden succesvol waren te gebruiken. Zo kun je een schatting maken van de duur van je project en de kostprijs.

Tip: Zorg dat je klant het hele proces kan volgen. Geef continu inzicht in de status van het project. Dan ben je transparant, vergroot je je geloofwaardigheid en is de klant bijna gegarandeerd tevreden als het project opgeleverd wordt.

3. Vooruitgang bijhouden

Don’t: Tijdens een project kunnen de verwachtingen van de klant en de benodigde resources veranderen. Deze veranderingen zijn van invloed op het project. Mocht je niet in staat zijn om bijkomende uitdagingen goed op te pakken of vertraging oplopen door extra werk, neem je stakeholders dan tijdig mee in het proces. Die je dat niet, dan kan er een hoop sores ontstaan.

Do: Als je je project opdeelt in projectfases, kun je daar heel gemakkelijk milestones aan koppelen. Zo kun je de voortgang van het project nauwkeurig in de gaten houden en bijspringen waar nodig - en op tijd. Het is een goede manier om zowel dicht bij je team te blijven, als de klant mee te nemen in het proces: de milestones vragen om regelmatige evaluatie en feedbackmomenten, waardoor het eindproduct altijd naar wens is van de klant. Dat is toch de droom van iedere projectmanager?

Deze drie valkuilen zijn slechts het topje van de ijsberg. Ontdek hoe jij jouw projecten in goede banen kan leiden en download ons gratis e-book: een volledige gids voor goed projectmanagement.

20170222_NL_Ebook_Collaborate better & organise smarter_CTA.jpg