Blog 16 9 MKB article 1 2

Je agency groeit, maar geldt dat ook voor je winstmarge? Dit zijn de 9 beste tips en strategieën van Belgische topagency’s om je winst te verhogen én dat op een duurzame manier te doen. Zo maak je je agency winstgevend, vergroot je de winstmarge en blijft je bedrijf ook op lange termijn gezond.

1. Weet welke projecten winstgevend zijn.

Een strategie die voor de hand ligt, maar lang niet altijd wordt toegepast. Follow the money of weet wat je verdient aan je projecten en herhaal succesvol werk waar veel winst te halen valt. Schrap diensten die niemand wil, vermijd een te dunne spreiding en verspil geen geld aan projecten waaraan je nauwelijks iets verdient. Krijg inzicht in de slagingspercentages van projecten, breng kosten van gebruikte materialen, reizen, software, media, … in kaart, registreer je tijd op projecten en weeg alle kosten af tegen je inkomsten.

“De tijd die je mensen beschikbaar hebben, is je belangrijkste asset. Die tijd is beperkt, en dus moet je die steken in klanten en projecten die er echt toe doen. Teamleader Orbit geeft inzicht in welke klanten en projecten dat precies zijn. We kunnen onze beperkte tijd efficiënter inzetten, en we kunnen onze mensen in hun kracht zetten, op klanten en projecten waar hun talent het verschil maakt. Zo slagen we erin om onze beschikbare uren veel beter te vermarkten.”

Erwin Hendriks, managing partner Full service marketing agency Springbok Nederland

2. Durf je prijzen te verhogen.

Hogere prijzen zorgen voor extra winst, maar vergroten ook de competitie. Laat dat echter geen reden zijn om het niet te doen. “Klanten zijn bereid te betalen voor kwaliteit en ervaring”, vindt Bart De Waele, CEO van full service agency Duke & Grace, “Lever je de klant echt toegevoegde waarde, vraag dan gewoon een goede prijs.” Als we één tip mogen geven: baseer je prijsstrategie op concrete cijfers en inzichten. Een work management tool als Teamleader Orbit helpt je met inzicht in je financiën, de status van je projecten en de effectiviteit van je werknemers.

“Een van onze kinderziektes de eerste jaren was dat we heel veel en heel hard werkten, maar in verhouding op sommige projecten en sommige klanten heel weinig geld verdienden. Dan bleek dat we prijzen bijvoorbeeld al jaren niet meer hadden aangepast aan de profielen die ondertussen op die klanten werkten.”
Glenn Fellows, Managing Partner Lunar

3. Voorspel je capaciteit.

Weten welke capaciteit je nodig hebt en wie er beschikbaar is, is een must om grote projecten rond te krijgen binnen je budget én binnen de deadline. Zo hou je de kosten onder controle, verzeker je de continuïteit van je business en garandeer je een duurzame winstmarge voor je bedrijf.

Zonder de hulp van tools is capaciteitsplanning echter een complexe puzzel. Bedrijven die werken met grotere projecten op lange termijn, maken daarom vaak gebruik van software voor capaciteitsplanning zoals Teamleader Orbit. Die maakt je planning, deeltaken en milestones overzichtelijk, en maakt het makkelijker om bottlenecks te identificeren en tijdig in te grijpen. Onze tool helpt je de nettocapaciteit voor je organisatie bepalen in een bepaalde periode, de capaciteit bepalen voor een project en vlot te schuiven in je planning wanneer de workload te zwaar wordt voor een bepaalde medewerker over verschillende projecten heen. Hij helpt je ook bepalen waar er tekorten zijn en aanwervingsbeslissingen te nemen.

“Ik heb in Teamleader Orbit maar een paar clicks nodig om te weten of we de komende maanden te veel of te weinig projecten in de pijplijn hebben. Ik zie meteen welke profielen nog ruimte hebben en welke verzuipen in het werk. Vroeger was dat vaak een beetje nattevingerwerk: van bureau tot bureau lopen, en vragen wie het heel druk had en wie niet. Nu kunnen we op tijd vacatures lanceren en nieuwe mensen aanwerven als we merken dat we het niet meer redden met ons huidige team.”
SKINN Agency

Vergroot je winst met diepgaande inzichten.

Slimme agency’s keren de logica ook wel eens om: ze vertrekken van de winst die ze willen maken en bekijken dan hoe ze die gaan realiseren. Met welke personeelskost en bezettingsgraad haal je bijvoorbeeld een brutowinstmarge van 50%? Zo komen ze tot verkoopsdoelstellingen en maandelijkse prognoses om de prestaties aan af te toetsen. Om zo’n strategie uit te werken, heb je cijfers en feiten nodig. Diepgaande analyses en inzichten die je haalt uit een work management tool als Teamleader Orbit.

“Teamleader Orbit gaf mij de inzichten die nodig zijn om een agency aan te sturen. Niet op basis van mijn onderbuikgevoel, maar op basis van data en feiten. Teamleader Orbit geeft mij zekerheid.”
Erwin Hendriks, managing partner Springbok Nederland

“Teamleader Orbit gaf mij de inzichten die nodig zijn om een agency aan te sturen. Niet op basis van mijn onderbuikgevoel, maar op basis van data en feiten. Teamleader Orbit geeft mij zekerheid.” - Erwin Hendriks, managing partner Springbok Nederland

Thumbnail Springbok

5. Vermijd scope creep.

De kleinste uitbreiding van de deliverables zal je deadline doen opschuiven en daarmee je budget wijzigen. Gevolg: je project loopt vertraging op, je winstmarge daalt of een combinatie van beide. Scope creep vermijden is niet altijd mogelijk, maar je probeer het zo veel mogelijk te beperken. Bespreek met je klant hoe je met wijzigingen zal omgaan en hoe je ze in rekening brengt, nog voor je project van start gaat.

Digitale tools als Teamleader Orbit helpen je het overzicht van je projecten te bewaren, ook als er iets wordt gewijzigd aan de scope. Extra taken, nieuwe doelstellingen of vereisten neem je makkelijk op in je planning en je ziet meteen de impact op je budget. Dat maakt het stukken makkelijker om je winstmarge te beschermen.

6. Haal meer uit bestaande klanten.

Meer winst maken staat voor veel agency’s gelijk aan nieuwe klanten binnenhalen. Toch zit er veel onbenut potentieel bij je bestaande klanten. Zorg er daarom voor dat ze al je diensten kennen en pitch geregeld nieuwe ideeën. Op die manier versterk je de klantenrelatie - wat je business altijd ten goede komt - en haal je sneller nieuwe projecten binnen via je huidige klanten. Plan bijvoorbeeld een tweejaarlijkse meeting in met klanten om bij te praten over nieuwe trends en strategieën, en vertel hen wat je agency op dat vlak kan betekenen. Met een CRM-tool als Teamleader Orbit hou je bovendien makkelijk bij wat de noden en pijnpunten zijn van je klanten, zodat je er rechtstreeks kan op inspelen met je service.

7. Word het agency waar iedereen wil werken.

Met uniek talent in huis kan je klanten echte meerwaarde bieden - en ze daarvoor laten betalen. Investeer daarom in mensen, geef hen de kans om hun talenten te ontdekken en te doen waar ze goed in zijn. Hoe je dat bereikt? “De magie zit ‘m in het luisteren naar wat mensen echt willen”, zegt Petra De Roos van LDV United. “Je moet hen niet per se stimuleren om te groeien of om alsmaar nieuwe projecten aan te nemen. Luister naar wat hun sterktes zijn, wat hen drijft en waar zij blij van worden. Dat zorgt er volgens mij voor dat mensen lang blijven.”

Probeer ook te vermijden dat mensen overbelast raken doordat de werkdruk niet goed verdeeld is. Met een work management tool als Teamleader Orbit stroomlijn je workflows, plan en voorspel je de capaciteit en breng je rust op de werkvloer.

8. Beperk de kosten van presales.

Een pitch verliezen kost geld. Weeg daarom goed af of deelnemen aan een presalestraject de moeite waard is en hou de kosten binnen de perken. Bart De Waele, CEO van full service agency Duke & Grace, laat zich inspireren door SaaS-bedrijven om te bepalen hoeveel hij in presales investeert.

“SaaS-bedrijven werken hard op de ratio tussen de lifetime value (LTV) en de customer acquisition cost (CAC). Aan de hand daarvan bepalen ze of klanten groeien aan een aanvaardbare kost. Die filosofie proberen wij in de acquisitie van nieuwe klanten en presales door te trekken.”

9. Investeer in een goede tool.

Je winstmarge bewaken - en vergroten - begint bij inzicht in je business en een efficiënte workflow. Hoe je die laatste organiseert, hangt af van je bedrijf en je manier van werken. Investeer daarom in een flexibele work management tool, die je makkelijk integreert in je dagelijkse werkprocessen en waarmee je mensen snel aan de slag kunnen.

Voor veel agency’s is Teamleader Orbit de kern van hun bedrijf. Ze gebruiken onze tool om het overzicht bewaren over hun projecten, hun capaciteit en cashflow te voorspellen, strategisch inzicht te krijgen in hun business en klanten een uitstekende service bieden.

“We hebben een team van 280 experts en die gebruiken allemaal Teamleader Orbit. Het is de draaischijf voor al onze projecten, onze enige waarheid. Onze gouden regel: als het niet op Teamleader Orbit staat, dan bestaat het niet." - Erwin Hendriks, Managing Partner Springbok Nederland)


  • BE NL CRM Cover LP On Top
    • E-book

    "CRM-tools zijn voor grote bedrijven" en 4 andere redenen om er niet in te investeren.

    In dit e-book kom je te weten hoe een CRM-tool je commerciële business én je interne samenwerking een boost kan geven.

  • BE NL Ebook Agency Life S02 E02 On Top
    • E-book

    Let’s talk numbers | Agency Life

    Download ons e-book over commercieel inzicht, de (on)zin van KPI’s en de eeuwige cashflow-uitdaging.

  • EN LP Image Billability 2021 05 26 154920
    • E-book

    Billability kan de gezondheid schaden

    Een te grote focus op billability kan je business ernstige schade toebrengen. Het zegt immers niets over winstmarges of opbrengsten. Bovendien geeft het vaak een fout beeld van je medewerkers.

TL Portret Web68
Robin Van Cleemput

Robin heeft in de jaren dat hij bij Teamleader werkt verschillende rollen gespeeld: die van copywriter, contentmanager en brandmarketeer. Op dit moment is hij de all-round creatieveling die concepten bedenkt, campagnes co-creëert en zowel lange als korte teksten schrijft. Ook hanteert hij vaak de microfoon op Teamleader-evenementen, en gelooft hij vurig in 'Lazy-Smart' als religie. Praat met hem over content marketing, vechtsporten en goede muziek. En neem een IPA mee, want Robin is minstens voor een kwart hipster.

Meer artikelen van Robin Van Cleemput