Word weer de baas over je mailbox

Newsflash: we sturen met z'n allen te veel mailtjes. Zoveel dat de doorsnee kenniswerker 28% van zijn tijd aan e-mail spendeert. In 2016 zal je gemiddeld 91 zakelijke mails per dag ontvangen en er zelf 40 uitsturen. En managers ongetwijfeld nog een stuk meer.

Daar heeft eigenlijk niemand zin in. En toch blijven we elkaars postvak bombarderen, met alle nare gevolgen van dien: een overvolle en onoverzichtelijke inbox. Binnenkomende mailtjes die voortdurend je werk onderbreken. En vooral: minder tijd voor belangrijke taken.

Hoogste tijd om daar wat aan te doen! Deze blog laat zien hoe je je mailverkeer kan gaan beperken tot de écht belangrijke, en hoe je vervolgens slim actie onderneemt op de mails die wel doorkomen.

Wil je meer leren over hoe je als onderneming meer uit een dag kan halen, download dan ons ebook over time management. Tips & tricks voor meer productiviteit en verhoogde efficiëntie.

"Dat is wel heel makkelijk gezegd!" En toch begint een schone, handelbare inbox voor een groot deel bij jezelf. Dit is wat jij kan doen:

De eerste is een makkie: laat al die aanbiedingen, nieuwsbrieven en updates van sociale media - die je bijna nooit leest - voor wat ze zijn. Het internet biedt heel wat tools die zichzelf leren wat jij zelden opent, of je zelfs in één ruk handig uitschrijven.

Hoe hoger op de bedrijfsladder, hoe meer je voor alles en nog wat in CC belandt. Maar je hoeft natuurlijk niet overal van op de hoogte te zijn. Dump CC-mailtjes in een apart mapje en geef, als het kan, het goede voorbeeld door de CC-cultuur af te zweren.

In tijden van sociale media, groupware en instant messaging hoef je niet meer domweg op de Fwd-knop te duwen in de hoop dat de boodschap aankomt. Stap voor intern gebruik over op een van de vele alternatieven, zoals een zakelijk chat-platform. Vaak zijn die ook makkelijk te doorzoeken.

Geef iedereen met de juiste machtiging toegang tot één centrale database. Dan val je elkaar niet meer lastig in de zoektocht naar klantgegevens, prijzen of attachments. En schrik niet als zo'n database je tot wel 35% tijd bespaart!

Nu het puin is geruimd, zou je hoofdzakelijk belangrijke e-mails moeten ontvangen. Misschien zijn dat er nog steeds meer dan je zou willen. Maar ook dan kan een simpel systeem je ontzettend veel tijdswinst opleveren:

Een eenvoudig regeltje van productiviteitsgoeroe David Allen: schat je dat het lezen én beantwoorden van een mailtje in 2 minuten kan, doe het dan meteen, zelfs al is het niet-prioritair is. Door het eerst te labelen en op een to-dolijstje te zetten ben je anders onnodig tijd kwijt.

Het kost tot 20 minuten om je brein weer op te starten nadat je werkritme door een notificatie is onderbroken. Vermijd dat door je inbox alleen op vooraf bepaalde tijdstippen te checken. Wie je superdringend nodig heeft, kan jou via een van de alternatieve communicatiemiddelen ook wel bereiken.

Elke herlezen e-mail is er één te veel. Zet liever een structuur op waardoor dat niet meer hoeft: sla zenders én ontvangers direct op in je CRM en koppel ook de mailtjes zodat jij en je bevoegde collega's aan de juiste info kunnen, zonder in het mailarchief te moeten graven.

Maak er een gewoonte van om elke e-mail meteen in een actie om te zetten. Met de juiste software plaats je meteen een taak of een afspraak in je eigen agenda of in die van een collega. Kan jij weinig met een specifieke klantvraag? Maak er dan een intern ticket van voor een bevoegde collega.

Dankzij Teamleaders integratie met Outlook en Gmail ga je elke dag snel en makkelijk door je inbox, zet je in enkele klikken jouw mailtjes om in taken, meetings en tickets en stop je alle nuttige info netjes in de CRM. Doeltreffend én tijdbesparend.

Kan je ook best wat extra tijd gebruiken? Dan heb je vast iets aan ons ebook over beter time management.