De hoeveelheid planning en werk die nodig is om een project te managen kan best overweldigend zijn. In plaats van jezelf van het eerste het beste kantoorgebouw te gooien, is de beste benadering het hele project op te delen in behapbare en te managen stukjes en de benodigde inspanningen te structureren in heldere stappen.
De meeste projecten kennen vijf fases: introductie, planning, uitvoering, monitoring & controle en afsluiting. Iedere fase bestaat uit specifieke taken welke je helpen om jouw projectdoelen te behalen.
1. Introductie
In deze fase evalueert jouw team het projectidee: Past het bij de core business van jullie bedrijf? Zijn jullie in staat dit te doen? Zal het de organisatie vooruit helpen? Als het antwoord drie keer ‘ja’ is, kun je starten met het definiëren van de scope van het project of de gewenste uitkomsten van het project en de potentiële partners identificeren. Als het project een haalbaarheidsonderzoek vereist, is dit hét moment om dat uit te voeren.
Het eindresultaat van deze fase is een projectplan, welke goedgekeurd moet worden door alle betrokken partijen.
Heb je moeite met het opstellen van een strak projectplan? Lees dan het artikel Hoe stel je een projectplan op? En download daar gratis het projectplan template.
2. Planning
In deze cruciale fase wordt de roadmap van de rest van het project in kaart gebracht. Deze bestaat in elk geval uit:
- vaststellen van concrete doelen;
- kostenbegroting;
- definiëren van de scope en eindproducten.
Het projectplan bevat informatie over de inkoop van middelen en er staat onder andere in beschreven hoe
de output geproduceerd moet worden, hoe er met risico’s en onvoorziene omstandigheden moet worden omgegaan en hoe er gecommuniceerd wordt binnen het team en met externe stakeholders. Idealiter bevat het ook een heldere tijdlijn van wat er wanneer moet gebeuren. Een manier om dit te doen is het creëren van milestones: doelen met heldere einddata.
Til trouwens niet te zwaar aan je planning. Dingen zullen nooit exact volgens verwachting gaan: iemand in je team kan ziek worden of bepaalde taken blijken veel uitdagender dan verwacht. Als projectmanager is het jouw taak om de timing, scope en het budget in de gaten te houden en in te grijpen wanneer dat nodig is om ervoor te zorgen dat doelen behaald worden.
3. Uitvoering
In de meeste gevallen is dit het moment waarop het project zichtbaar wordt voor de rest van de wereld. Het start meestal met een team kick-off meeting waar iedereen op de hoogte wordt gebracht van zijn taken en andere relevante projectdetails. Deze fase gaat over het creëren van kwalitatieve output. Aan jou - de projectmanager - de taak om de juiste middelen toe te wijzen en de teamleden gefocust te houden op hun taken. Dit betekent ook dat het succes van de uitvoering op jouw schouders rust, wees dus zo precies mogelijk in de projectplanning fase.
4. Monitoring & controle
Deze fase overlapt vaak met de uitvoering. Tijdens het project houd je een scherpe blik op de status van de eindproducten en plan je regelmatig meetings met het team om er zeker van te zijn dat het project op de rails blijft. Dit is ook de fase waarin je waakzaam moet zijn om binnen de scope van het project te blijven.
Wil je het aantal status-meetings tot een absoluut minimum beperken? Cloud-based projectmanagement software stelt teamleden in staat om de status van taken in real-time te updaten.
5. Afsluiting
Een project is afgesloten wanneer de eindproducten formeel zijn overgedragen aan de klant en alle stakeholders hierover geïnformeerd zijn. Voordat je dit doet, is het verstandig om het team bij elkaar te roepen en het project te evalueren: wat ging er goed en wat had er beter gekund?
Zo voorkom je dat jullie in de toekomst dezelfde fouten gaan maken en het helpt jou bij het maken van betere processen en het samenstellen van het meest efficiënte team.
Meer weten over projectmanagement? Bekijk onze pagina: Alles wat je moet weten over projectmanagement, of download je gratis ebook hieronder- en leer hoe je resources plant, je deadlines haalt en de workload van je team in balans houdt.
{{cta('8086bf66-4ac1-48ab-8088-5a5774fe0075')}}
