Resource management: wat is het en hoe pas je het toe?

Voor het plannen en beheren van middelen kan je bijvoorbeeld denken aan grondstoffen, onderdelen, producten, materialen, transporteurs, natuurlijke hulpbronnen, software, financiële middelen en nog veel meer. Dit kan heel complex zijn. Om het beheer daarvan overzichtelijk te houden, maken ze vaak gebruik van work management software.

Met de planningssoftware van Teamleader Focus zie je direct waar je team nog ruimte heeft waardoor je makkelijk de gaten in de planning vult. Beheer je projectplanning strak voor een vlekkeloze uitvoering. 

Ontdek dan Teamleader Orbit, onze krachtige agency software. Teamleader Orbit helpt je agency met resource- en capaciteitsplanning, inkomstenbeheer én klantengroei.

Een doordachte strategie voor het inschakelen van middelen en mensen levert je veel voordelen op ten opzichte van ad-hoc werken. Wij hebben vier voordelen op een rij gezet.

Door aankopen te centraliseren en te standaardiseren, kan je vaak efficiënter inkopen en scherpere prijzen onderhandelen met leveranciers. Zo bespaar je veel geld op je inkoop! Met een goede resource planning vermijd je daarbij ook nog eens onnodige uitgaven omdat je precies kan bepalen welke middelen nodig zijn voor specifieke taken en projecten.

Op elk moment een overzicht hebben van de middelen - en de mensen - die je ter beschikking hebt, helpt je te anticiperen op mogelijke tekorten, vertragingen of andere problemen. Daardoor kan je op tijd ingrijpen. Denk bijvoorbeeld aan het wijzigen van je planning of het tijdig inschakelen van aanvullende ondersteuning. Zo minimaliseer je de kans op tekorten en behaal je de deadlines zonder problemen. 

Als je work management software inzet om je middelen en mensen in kaart te brengen, ontstaat er niet alleen een overzicht maar vergroot je ook de transparantie binnen de organisatie. Iedereen heeft toegang tot dezelfde gegevens, waardoor communicatie wordt verbeterd en verschillende afdelingen efficiënter kunnen samenwerken. Dus, je behaalt sneller je doelen met minder gedoe. 

Strategisch resource management betekent niet alleen het inzetten van mensen met de juiste vaardigheden op de juiste plaats, maar ook het behouden van een balans in de werkdruk. Dit bevordert de individuele prestaties en zorgt voor tevreden werknemers. Resource management software stelt je in staat om een goede capaciteitsplanning te maken. Daarmee grijp je vlot in als de balans verstoord dreigt te raken. Dit draagt bij aan een gezonde werkomgeving, een hogere werknemerstevredenheid en een positieve bedrijfscultuur.

Bij X-interactive werkt iedereen met Teamleader. Dit maakt de samenwerking een stuk makkelijker. Ate Bontjer, eigenaar van X-interactive: 

Wil je groei realiseren met je bedrijf? Dan is een goede resource planning onmisbaar. Met de volgende vijf stappen ben je al goed op weg:

Bepaal welke resources je nodig hebt om je doel te bereiken of je project tot een goed einde te brengen. Plan je de middelen en mensen voor een project? Dan is het handig om hier te werken met een template van een vorig project, als je deze hebt. Zo bespaar je tijd en zie je geen belangrijke elementen over het hoofd.

Plan je mensen en middelen in en koppel ze aan de juiste taken. Stel daarbij heldere deadlines voor iedere taak. Voorzie voldoende tijd: genoeg om taken tot een goed eind te brengen, zonder je deadline uit het oog te verliezen.

Bewaar het overzicht over je planning, zodat je kan ingrijpen bij problemen. Een goede resource management tool toont je in één oogopslag welk aspect je aandacht nodig heeft op welk moment, zodat je kan anticiperen op problemen.

Een resource planning is nooit klaar. Vroeg of laat krijg je immers te maken met vertragingen, aangepaste budgetten, medewerkers die onverwacht uitvallen of andere onvoorziene omstandigheden. Flexibel inspelen op zulke veranderingen is dus cruciaal. 

Is je project afgelopen of je doel bereikt? Maak gebruik van rapporten en analyses om je resource management te evalueren en maak slimme beslissingen voor de toekomst. Zo kan je het volgende project nóg beter aansturen. 

Thomas Isarin, operations manager bij Unlimited Productions, is een groot fan van werken met tools. Thomas:

Resource management is een uitdaging, helemaal voor agency’s met meer dan 20 medewerkers. Een resource management tool is dan vaak onmisbaar. Maar ‘tools’ is nogal een groot begrip. Welke functies heb je nou écht nodig en wat is de meerwaarde daarvan? In de Agency Life podcast episode bespreken we welke meerwaarde tools bij projecten hebben.