Comsa!: “Teamleader Focus zorgt voor transparantie. Transparantie zorgt voor vertrouwen bij onze klanten.”

Logo’s, huisstijlen drukwerk, webdesign, reclamecampagnes,… You name it, Comsa! doet het. Vanuit de Westhoek neemt het creatieve agency zowel online als offline projecten van A tot Z voor zijn rekening.

“Klantenrelaties zijn heel belangrijk voor Comsa!. Veel kmo’s kloppen bij ons aan als ze nog klein zijn, wij leggen het groeipad samen met hen af”, legt Waldo uit. “Teamleader Focus helpt ons om onze klanten beter te leren kennen. Zelfs van een meeting van een jaar geleden – toen de klant nog een prospect was – vinden we meteen het verslag met de gemaakte afspraken terug. Elke klant heeft een digitaal spoor.”

“Als een klant tegen ons zegt: ‘Ik wil dezelfde affiches laten drukken als vorig jaar’, dan kunnen we met één klik zien welke affiches dat waren, hoeveel we er hebben gedrukt, op welk format. We zien ook meteen hoeveel uren werk in die affiches waren gekropen. Als we er vier uur aan gewerkt hebben en maar twee uur gebudgetteerd hadden, dan kunnen we de klant een nieuw prijsvoorstel doen. Als we omgekeerd maar één uur werk hadden, dan kunnen we net hetzelfde doen.”

“Soms vraagt een klant wel eens: ‘Wat hebben jullie nu precies voor ons gedaan?’ Dankzij Teamleader Focus kunnen we dan heel gedetailleerd tonen welke taken we allemaal uitgevoerd hebben en hoeveel tijd we in elk van die taken hebben gestoken. Die transparantie creëert vertrouwen. Onlangs hadden we een project dat in prijs was verdubbeld door de vele aanpassingen die de klant vroeg. Voor we met Teamleader Focus werkten, hadden we in zo’n geval een serieus probleem. Want we moesten dan in mails en agenda’s duiken, en er zou heel wat discussie ontstaan zijn. Nu konden we perfect verantwoorden waarom de prijs hoger uitgevallen was. De klant was tevreden, wij werden meteen correct betaald.”

“Ook intern geeft Teamleader Focus meer inzicht. In vergaderingen wordt wel eens opgemerkt dat we in klant X of project Y al ‘heel veel uren werk gestoken hebben’. Nu kunnen we dat onmiddellijk objectiveren. We kijken in Teamleader Focus en we weten onmiddellijk of dat aanvoelen klopt. We weten wanneer we op de rem moeten gaan staan en met de klant moeten praten, maar we weten ook wanneer zo’n subjectief aanvoelen niet klopt.”

Nu iedereen in het bedrijf vertrouwd is met Teamleader Focus spaart Comsa! volgens Waldo heel wat tijd uit. “De facturatie gebeurt veel sneller. Vroeger moesten we facturen manueel overzetten naar ons boekhoudsysteem, alleen al door de exportfunctie van Teamleader Focus besparen we daar elke maand gemakkelijk 4 tot 8 uur. Dat zijn 4 tot 8 uur per maand die onze medewerker aan andere dingen kan spenderen, die voor meer toegevoegde waarde voor Comsa! zorgen. Reken maar uit, dan heb je een jaarabonnement snel terugverdiend.”

“Het eerste jaar dat we Teamleader Focus gebruikten, hadden we meteen een omzetstijging. Door offertes en facturen beter op te volgen, lopen we geen inkomsten meer mis. Het gebeurde wel eens dat uren niet gefactureerd werden, omdat de werkfiche ergens onderaan op een stapel papieren belandde. Nu verloopt die tijdsregistratie digitaal en worden de gepresteerde uren automatisch vertaald naar facturen. Die tijdsregistratie vroeg wel wat aanpassing en wat discipline van het team. Iedereen heeft vaste gewoontes en die gooi je niet zomaar om. Maar gaandeweg ziet iedereen in hoe Teamleader Focus geen tijd kost, maar tijd uitspaart.”