Greenberry: ‘De mensen achter Teamleader Orbit weten hoe een agency werkt en begrijpen perfect wat wij nodig hebben’

Wie? Bas van Bokhorst (oprichter en Head of Account bij Greenberry)
Wat? Strategisch designbureau
Teamleader sinds? 2018 
Grootste uitdaging? Structuur en inzicht brengen in een landschap van gefragmenteerde tools

“We zijn ooit begonnen met z’n drieën”, vertelt Bas. “We hebben onderweg een paar stevige groeisprints gehad. Grotere klanten, nieuwe accounts. Vandaag zijn we met zo’n 30 medewerkers. Hoe meer mensen, hoe meer communicatie je nodig hebt. Onze software kon niet meer volgen.”

“We hadden een enorm gefragmenteerd landschap van tools. We werkten met een stuk of vijf, zes applicaties die al onze processen bestuurden. Die tools communiceerden onvoldoende met elkaar. Zo ontstonden verschillende asynchrone werkelijkheden: terwijl een offerte in tool X al lang was toegezegd, stond die in tool Y nog open. We deden heel wat dubbel werk omdat de data-uitwisseling verre van optimaal was. We hadden behoefte aan één applicatie om de boel gecentraliseerd aan te sturen: van het detecteren van leads tot en met de eindfactuur die de deur uitgaat.”

Sinds drie jaar werkt Greenberry met Teamleader Orbit. Die ‘big bang’, zoals Bas de switch zelf noemt, levert het bureau zowel tijdswinst als kwaliteitswinst op. “We moeten minder tijd en energie steken in het uitwisselen van informatie, met elkaar en tussen verschillende tools. De vrijgekomen tijd – ik schat toch vlot 20 procent – gebruik ik om nieuwe klanten en projecten te landen. Ik kan meer business doen.”

“Op teamniveau werken we meer uniform en meer consistent. Teamleader Orbit zorgt voor structuur. Er gaat minder tijd naar de administratie en naar het proces, dus er kan meer tijd gaan naar de inhoud. Dat komt de kwaliteit ten goede. Uiteindelijk is dat waar we het allemaal voor doen.”

Waar zit nu voor Bas het grootste verschil met voordien, met het tijdperk voor Teamleader Orbit zijn intrede deed? “Ik heb veel meer inzicht in financiële zaken gekregen. Ik zie met een druk op de knop alle omzetten en marges, ik zie meteen welk type projecten rendabel is en welk niet. Door het zakelijk inzicht dat Teamleader Orbit ons geeft te combineren met de menselijke ‘zachte’ kant – welke klanten geven ons energie? – kunnen we richting geven aan Greenberry. We weten veel beter waar we heen willen en welke strategie ons daarnaartoe kan brengen.”

“Tijdens de coronacrisis was Teamleader Orbit extra belangrijk. Je wilt natuurlijk nog korter op de bal spelen. Dan helpt het als je kan terugvallen op goed onderbouwde inzichten. Real time bovendien. Teamleader Orbit helpt om je cashflow te voorspellen. In volle coronacrisis hielden we die liquiditeit natuurlijk extra in de gaten, want dan durft die al eens sterk te fluctueren. In onzekere tijden bracht Teamleader Orbit rust.”