MRW & EuroSys: "Teamleader Focus is een onmisbaar hulpmiddel in de processen."

Als je in de brede omgeving van het Limburgse Peer een impressionante veranda bij een woning ziet, is de kans groot dat die van verandabouwer MRW komt. 65 jaar bestaat het bedrijf al. Het heeft zijn vooraanstaande positie al die tijd weten te behouden door voor te lopen met de nieuwste technieken. Niet alleen voor het ontwerpen en bouwen van de veranda’s, maar nu ook voor het beheer van de klanten. Samen met ICT-partner EuroSys gebruikt MRW Teamleader Focus om haar werking te stroomlijnen en automatiseren. Met succes.

De familie Renckens is al vijf generaties gepassioneerd door metaalwerken. Hun liefde voor veranda's is gestart in 1979. Het bedrijf plaats de veranda’s niet alleen. Ze ontwerpt ze ook zelf, zorgt voor de documenten die nodig zijn voor het aanvragen van een vergunning én zorgt voor de afwerking na plaatsing.

“Kortom, we nemen alle zorgen van onze klant weg” vertelt Sander Renckens, zaakvoerder van MRW. “Een veranda is altijd een product op maat van één specifieke klant. Het is geen product dat je zomaar uit het winkelrek kan halen. En met de persoonlijke aanpak die wij bieden al helemaal niet.” Bij het ontwerpen, bouwen en plaatsen komt inderdaad veel kijken. Een goed softwarepakket kan in zo’n geval heel erg helpen en de groei van een bedrijf sterk ondersteunen.

“EuroSys ondersteunt ons al meer dan tien jaar in alles wat met ICT te maken heeft. Het was voor ons vanzelfsprekend dat we ook voor de belangrijke implementatie van nieuwe project-en facturatiesoftware een beroep zouden doen op de expertise van EuroSys. Op basis van onze werking en noden stelden ze Teamleader Focus voor.

Teamleader Focus was overigens niet het eerste softwarepakket voor klanten- en projectmanagement. “Vroeger gebruikten we een soortgelijk programma, maar die software draaide niet altijd even vlot. En vermits we geen IT-bedrijf zijn, maar een verandabouwer, moesten we een betere oplossing zoeken” lacht Sander.

En als er dan toch een nieuw pakket kwam, mochten de verwachtingen ook nog wel wat omhoog. Sander en zijn team wilden een nog kwaliteitsvoller en intensiever contact met hun klanten. En dat kon. Dankzij deze tool staat MRW nu in direct contact met de klant, krijgen zowel de installatieploegen als de klanten een helder zicht op de planning en wordt iedereen permanent op de hoogte gehouden van nieuwe offertes of wijzigingen.

“Zelf vind ik de optie dat we nu offertes met één druk op de knop kunnen doorsturen naar de klant heel gemakkelijk. Onze initiële offerte wordt altijd persoonlijk aan de klant toegelicht. Die krijgen ze dus op papier. Maar na dat eerste gesprek komen er vaak nog aanpassingen aan het project. Soms zelfs in verschillende stappen. Dan is het voor ons geweldig interessant en gemakkelijk om de aangepaste offertes digitaal te kunnen bezorgen. Geen gedoe ook met het opsturen en terugbezorgen van ondertekende offertes. Dat kunnen klanten nu heel eenvoudig vanuit hun zetel. Dat gebeurt allemaal heel overzichtelijk in Teamleader”, legt Sander Renckens uit.

Ook na goedkeuring van de offerte kan elk project haarscherp worden opgevolgd in het softwarepakket, dat ook zorgt dat de factuur na oplevering automatisch wordt bezorgd aan de klant. “Eerst gebruikten we daarvoor een afzonderlijk facturatieprogramma, maar omdat we overtuigd waren van Teamleader Focus hebben we besloten om ook de facturatiemodule aan te kopen. Waar we vroeger dus twee programma’s naast elkaar open moesten houden en zelf voor de coördinatie tussen de twee moesten zorgen, inclusief het overtypen van informatie, genieten we nu van het gebruiksgemak om alles op één plek te hebben. Met veel minder risico’s op fouten.”

Ook de opvolging van de facturen werd plots een stuk eenvoudiger. “We moeten de betalingen niet meer zelf controleren. Dat doet de computer nu voor ons. Een factuur die al een tijdje geleden uitgestuurd is, maar waar we nog geen betaling van hebben ontvangen? Dat zien we nu in een oogopslag” vertelt Sander.

Omdat Teamleader Focus een goed en volledig overzicht geeft van elk project, bespaart het pakket ook flink wat tijd van medewerkers. “Zoals al gezegd, komt er bij onze projecten heel wat kijken. Het is dus bijna onvermijdelijk dat er al eens een document bij iemand blijft liggen. Nu alles online staat moeten we nooit meer zoeken naar dat ene ontbrekende stuk en moeten collega’s ook niet meer op elkaar wachten om dingen door te sturen” gaat Sander Renckens verder. Teamleader Focus is op korte tijd een absoluut niet meer te missen hulpmiddel geworden binnen het bedrijf, weet de bedrijfsleider nog aan te vullen. “Het is een onmisbaar hulpmiddel geworden, het is -niet onbelangrijk- gemakkelijk en gebruiksvriendelijk. Laatst introduceerden we een nieuwe collega aan Teamleader Focus, en hij was er snel mee vertrokken.”

”Dankzij EuroSys waren we klaar met de stap naar het volledig online aanbod voor de coronacrisis zijn ware impact toonde, en daar heeft ook Teamleader bij geholpen”, legt Sander Renckens uit.

“We moesten de toonzaal sluiten en hielden videogesprekken met de klanten om hun toch vertrouwd te maken met ons aanbod. Dat verliep bij de oudere generatie niet altijd even vlot, maar het digitaal ondertekenen van de offerte gaf bij de meesten doorgaans geen probleem. Er kwam soms wel eens een telefoontje met extra uitleg bij kijken, maar dat is een kleine moeite natuurlijk.”

MRW koos voor Teamleader Focus op aanraden van EuroSys. Tevreden over de keuze?

Sander Renckens: “Heel zeker, over Teamleader maar zeker ook over EuroSys! Zo’n pakket kan veel, doet veel, maar dat betekent dat er ook veel kan fout lopen als het niet goed wordt aangepakt. EuroSys heeft ervoor gezorgd dat de integratie zeer goed en vlot is verlopen. Dat was voor ons zeer belangrijk.”

Of er nog grote plannen voor de toekomst zijn? “Ja, heel zeker! We willen graag onze toonzaal vernieuwen, maar daarnaast willen we ook onze klantenservice verder uitbreiden via Teamleader Focus. Met een extra planningsmodule zullen onze klanten de leveringen mee kunnen volgen en worden ze nog meer betrokken in het hele proces. In het licht van de wereldwijde leveringsproblemen hebben we dit even on hold gezet, het is natuurlijk niet fijn als je ziet dat de leveringsdatum van je profielen voor de zoveelste keer is uitgesteld. Zodra dit probleem vermindert, kunnen we niet wachten om weer een nieuwe service voor te stellen aan onze klanten.”