Backbone International: “We moeten onze financiële huishouding vóór ons laten werken.”

Header Detail 1240x533 Pieter Lubberts

Wie? Pieter Lubberts, managing director Europe
Wat? Agency voor (technische) productie van grootschalige events en festivals
Teamleader sinds? 2021
Grootste uitdagingen? Eén tool voor projectopvolging en financiële inzichten

Pieter Lubberts is al bijna 10 jaar aan de slag bij evenementenbureau Backbone International. Hij kwam in zijn carrière al heel wat uitdagingen tegen, maar weinig kon hem – en de volledige evenementensector – voorbereiden op een wereldwijde gezondheidscrisis. En dat op een moment dat ze eindelijk de eigen werking onder de loep namen en op zoek gingen naar een passende work management software. In oktober 2021 was de kogel dan toch door de kerk en kozen ze voor Teamleader Orbit.

Crisismanagement

In 2018 al startte de zoektocht van Pieter naar een overzichtelijke work management software. Tot dan hadden ze altijd in good old Excel gewerkt, maar dat bleek geen haalbare methode op lange termijn. Backbone International nam iemand in dienst om de interne processen in kaart te brengen en een passende software oplossing te vinden. Die zoektocht ging met vallen en opstaan totdat ze begin 2020 dachten gevonden te hebben wat ze zochten. Insert corona en op een dag tijd was de agenda van Backbone International leeg. De stekker werd meteen uit het nieuwe softwarepakket getrokken en Pieter en zijn team schakelden over op crisismanagement. Hun personeel gunden ze in de eerste plaats een welverdiende adempauze. Die luwe periode greep Pieter aan om de processen, kosten en onvermijdelijk verlies aan inkomsten in kaart te brengen.

“Stel dat we ooit uit deze crisis komen, wat moeten we dan op orde hebben?”

Flexibiliteit

Ondertussen verlegde Backbone International de focus. Er moest toch geld verdiend worden. In plaats van podia opbouwen voor Koningsdag, gingen ze coronateststraten inrichten. “Die flexibiliteit heeft enorm in ons voordeel gespeeld: we konden onze weggevallen inkomsten wat compenseren en zo werd onze financiële situatie nooit te dramatisch.”

De ademruimte die ze daarmee creëerden, bood mogelijkheid tot zelfreflectie, en deed Pieter en zijn team inzien welke functionaliteiten nu écht noodzakelijk waren in work management software. Ze stapten af van het idee dat één programma àlles moest kunnen en kwamen terug naar de kern van hun verwachtingen. En die hebben ze gevonden in Teamleader Orbit. "Wij wilden één tool voor project management en onze financiële huishouding. Teamleader Orbit verschaft bovendien diepgaande inzichten in onze werking en financiën.”

Liever alles bij het oude houden?

Maar die overschakeling ging niet vanzelf. Dat de zoektocht al in 2018 begon en tot dan toe geen resultaat opleverde, verklapte het al. “Hoewel de eventsector innovatief is, doen ze de dingen daar graag zoals ze altijd gedaan werden.” Mensen vinden het vaak fijner om met hun eigen systeem te blijven werken, want dat kennen ze. En dat was bij Backbone niet anders. “Wat dat betreft kwam de crisis wel op het juiste moment: we werden gedwongen om te digitaliseren.”

Financieel was het natuurlijk niet de beste periode om te investeren in digitalisering, zelfs met de inkomsten uit de alternatieve evenementensector (lees: coronateststraten). ​​”Maar we moésten wel. Er was tijd vrij en als we uit deze crisis komen, hebben we een degelijke tool nodig om projecten vlotter te laten lopen en inzichten te hebben in onze financiën. En dat doet Teamleader voor ons.” Gelukkig bracht de crisis ook een mentaliteitsshift bij Pieters mensen teweeg. Ze hadden nu eigenhandig de voordelen gezien van digitalisering. Door de mogelijkheden die het bood voor thuiswerk of de online vergadering die veel efficiënter waren.

Money matters, ook in een agency:

  • BE NL Ebook Agency Life Bill 1 On Top
    • E-book

    The art of pricing | Agency Life

    Money matters, ook in een agency. Download ons e-book over het belang van een goede prijs, de slimste prijsstrategie en de juiste verdienmodellen.