Digitale factuur: de toekomst van facturatie

Met Teamleader Focus maak je binnen een paar minuten een digitale factuur met je eigen logo, kleuren en lettertype. Daarbij verstuur je eenvoudig geautomatiseerde betalingsherinneringen en word je dankzij InvoiceCloud sneller betaald. Het allermooiste? Je hoeft je niet druk te maken om alle wet- en regelgeving rondom digitale facturen en e-facturen. Wij zorgen ervoor dat jouw facturen in Teamleader Focus altijd voldoen aan de huidige wetgeving. Zo kan jij je tijd steken in het échte werk. Probeer het nu 14 dagen gratis.

Wil je vooral meer informatie over factureren? Vraag je je bijvoorbeeld af wat een factuur is, hoe je een goede factuur opstelt en welke soorten facturen er bestaan? In ‘Alles wat je moet weten over factureren’ vind je het antwoord op al je vragen. 

We noemen het hierboven al: digitaal is de toekomst. Sterker nog, vanaf 2026 is e-factureren voor alle kmo's in België verplicht. Nederland zal niet lang wachten met volgen, want tegen 2028 moet e-factureren de norm zijn in de EU. Maar wat is precies het verschil tussen die twee?

Zowel de Vlaamse als de federale overheid trekt resoluut de kaart van de elektronische factuur voor zijn eigen leveranciers. Lever je er goederen of diensten, dan moet je je factuur opstellen in het PEPPOL-formaat en uploaden op het Mercurius-platform.

Starten met elektronisch factureren kan een (te) grote stap zijn voor ondernemers, zeker als je geen zaken doet met de overheid. Een digitale factuur daarentegen is een stuk laagdrempeliger. Bovendien kun je bepaalde facturatietools integreren met boekhoudsoftware. Zo stap je moeiteloos over naar e-facturatie wanneer jij er klaar voor bent of wanneer dit wettelijk verplicht wordt.

Je koppelt al je favoriete tools dankzij de 230+ integraties van Teamleader Focus. Zo kan je helemaal vanaf één plek werken en hoef je nooit meer dubbel werk te doen in verschillende tools. Daarbij voldoe je met Teamleader focus altijd aan de nieuwste standaarden voor factureren. En wordt e-facturatie verplicht? Dan kan je er zeker van zijn dat Teamleader Focus voldoet aan alle eisen. Zo verstuur  je altijd alle facturen met een gerust hart. Zo eenvoudig is het! Eerst zien, dan geloven? Je test het 14 dagen lang zelf. Zonder te betalen, zonder kredietkaart. 

Digitaal factureren heeft 5 essentiële voordelen voor je onderneming:

1. Je boekt forse tijdswinst

Gebruik je een facturatietool, dan stel je in een mum van tijd facturen op. Vul gewoon je gepersonaliseerde template in en de software maakt alle benodigde berekeningen. Je kunt zelfs een standaardmail opstellen waardoor je de factuur in luttele seconden verstuurt. Met een goede facturatietool zoals Teamleader Focus creëer je zelfs automatische betalingsherinneringen. Zo bespaar je bakken met tijd en zorg je altijd voor een gezonde cashflow.

2. Minder kans op fouten

Fouten maken is menselijk. Doordat een tool de verschillende bedragen op je factuur berekent, daalt de kans op fouten zienderogen. Een ander voordeel: je hoeft nooit meer naar je rekenmachine te zoeken. Daarbij biedt gespecialiseerde facturatiesoftware de mogelijkheid om je favoriete tools te koppelen. Je hoeft dus nooit meer gegevens twee keer in te voeren of informatie over te typen.

3. Zicht op je cijfers = doordachte beslissingen

Via een handig overzicht in je facturatiesoftware houd je continu je openstaande betalingen en facturen in de gaten. Zo heb je inzicht in de financiële gezondheid van je zaak en neem je onderbouwde beslissingen.

4. Digitaal is veiliger

Niet alleen is die overvolle kast met mappen doorgaans een lelijk ding, bij waterschade, brand of – no judgement – gewoon slordigheid, is je papieren administratie foetsie. Een digitaal archief (en een automatische kopie ervan) is veel veiliger.

5. Jij en je klanten kunnen flexibeler werken

In de auto op weg naar een klant of vanaf de bank na een nacht stevig doorzakken: digitaal factureren kan altijd en overal. Je hebt alleen een internetverbinding nodig.

Van een creatief agency over een IT-speler tot een tuinbouwbedrijf: zij zijn allemaal overtuigd van de voordelen van digitaal factureren.

Nee, hier geen flauwe grapjes als ‘een goed humeur’ of clichés als ‘gezond verstand.’ Wat is wel essentieel om te starten met digitaal factureren – behalve een pc of laptop? Dat zijn drie zaken:

• Betrouwbare software
  Zoek een kwalitatieve tool op maat van jouw bedrijf. Houd ook rekening met de integratiemogelijkheden en uitbreidingen. Kan je de software bijvoorbeeld koppelen met je boekhoudpakket? Kan je er ook tijdregistratie en een crm aan toevoegen? En niet onbelangrijk in het digitale tijdperk: bestaat er een goed werkende app van de tool?
  
• Een goed opslagsysteem
  Kies altijd voor een facturatietool met een betrouwbare database, zoals Teamleader Focus. Dit is absoluut een cruciale voorwaarde: digitale facturen moet je – net als papieren exemplaren – 7 jaar bijhouden.
  
• IT-beveiliging
  Je laat ’s nachts de deuren van je huis niet wagenwijd openstaan. Dat hopen we althans. En je pc en smartphone beveilig je met de nodige antivirusprogramma’s of andere oplossingen. Zo zal een goede facturatietool ervoor zorgen dat je gegevens veilig zijn. De tool bevat immers waardevolle informatie over je onderneming.

Oké, digitaal factureren is geen rocket science. Toch zijn er nog drie punten waar je aandacht aan moet besteden tijdens het digitaal factureren:

• Digitaliseer je facturen
  Werk zoveel mogelijk met digitale facturen en bewaar die allemaal in dezelfde map/server/cloud. Zo bestaat je boekhouding niet uit een papieren én elektronisch deel.
  
• Vraag hetzelfde van je leveranciers
  Digitaal factureren werkt het best als het van twee kanten komt. Vraag daarom aan je leveranciers of ze je steeds een digitale factuur willen sturen. Dat bespaart jou een uitpuilende map. Maar soms is een papieren factuur onvermijdelijk, denk aan de rekening van een zakendiner of een parkeerbonnetje bijvoorbeeld. Neem in dat geval een foto of scan van het papieren exemplaar en upload ‘m naar je digitale archief.
  
• Start op een sleutelmoment
  Beginnen met digitaal factureren kan op elk moment, al is het verstandig om een sleutelmoment te kiezen. Denk aan een nieuw kwartaal of de start van een nieuw boekjaar. Op die manier staan alle facturen van die periode op dezelfde plek.

Gebruik je software om digitaal te factureren, te archiveren en te betalen? Of investeer je in de beveiliging van IT? Als je kosten maakt voor je bedrijf, mag je deze kosten aftrekken van je winst. Hierdoor betaal je minder belasting.

Digitaal factureren biedt een aantal cruciale voordelen. Daar zijn we het hopelijk al over eens. Maar hoe doe je dat precies, een digitale factuur opstellen en versturen? Met dit heldere stappenplan heb je binnen de kortste keren een digitale factuur klaar: 

Zorg ervoor dat je een goed facturatieprogramma kiest, dat past bij jouw noden en wensen. Let daarbij op de betrouwbaarheid, het opslagsysteem én de veiligheid van de tool. Met een facturatietool als Teamleader Focus, ben je ervan verzekerd dat je altijd voldoet aan de wettelijke eisen. Dus, wordt elektronisch factureren verplicht? Dan weet je zeker dat jouw facturen in Teamleader Focus aan alle eisen voldoen. 

Met een goede tool heb je de beschikking over verschillende templates voor je facturen. Daarmee maak je snel en gemakkelijk een factuur met je eigen logo, kleuren en lettertype. Vul simpelweg de informatie van jouw klant in en voeg de juiste producten en diensten toe. De software doet het rekenwerk. Geen geklungel met Excel-formules, tellen en procenten. 

Kleine fouten kunnen leiden tot grote problemen. Check dus altijd je werk. Controleer of je de goede gegevens van je klant hebt ingevoerd en of je het juiste btw-tarief hebt toegevoegd. Is alle ingevoerde informatie correct? Mooi. Dan kan je verder. 

Met facturatiesoftware stuur je facturen rechtstreeks naar je klanten. Bye postzegels likken, arrivederci handmatig mails opstellen, tschüss dikke mappen. Dankzij de integratie met je boekhoudpakket verschijnen uitgaande facturen bovendien automatisch in jouw systeem.

Zeker 30% van de zzp’ers en 55% van de kmo's heeft weleens te maken met een te late betaling. Deze facturen wil je natuurlijk zo goed mogelijk opvolgen, zodat je een goede cashflow kan stimuleren. Met een digitale facturatietool heb je continu een overzicht van de achterstallige facturen en volg je deze vlot op. Maar hier kan wel veel tijd in gaan zitten. Een facturatietool zoals Teamleader Focus is daarom ideaal. Met Teamleader Focus kan je zelfs je automatische betaalherinneringen instellen, zodat je klanten een vriendelijk bericht krijgen met de boodschap hun openstaande facturen te betalen.

• Hoe maak ik een digitale factuur?

  Wil je beginnen met digitaal factureren? Wij leggen je precies uit hoe je in 5 stappen een digitale factuur maakt. 

• Is een digitale factuur rechtsgeldig?

  Ja, een digitale factuur is rechtsgeldig zolang je factuur voldoet aan alle eisen. 

• Kan je na 2 jaar nog een factuur sturen?

  De verjaringstermijn van een factuur verschilt per situatie. Zo verjaart een b2b-factuur over het algemeen tien jaar na de facturatiedatum. Voor de verkoop van dagelijkse goederen aan een particulier, geldt een verjaringstermijn van 1 jaar. Ook voor hotel- en restaurantrekeningen en schadevergoedingen gelden andere verjaringstermijnen. De verschillende soorten verjaringstermijnen kan je op deze website vinden. 

• Hoe maak je een e-factuur?

  Een e-factuur maak je met een facturatieprogramma dat e-factureren ondersteunt. Dat betekent dat de e-facturen opgesteld worden met het gestandaardiseerde elektronische formaat UBL (Universal Business Language), en verzonden worden via het beveiligde PEPPOL-netwerk. Daardoor kan een e-factuur volledig automatisch verwerkt worden.