Facturatie - Wat is een factuur en hoe maak je ze?

Topics

Wat is een factuur?

Waarom zijn facturen belangrijk?

Inhoud van een factuur

Verschillende soorten facturen

Een factuur maken: stap voor stap

Veelgestelde vragen over facturatie

Bekijk de disclaimer voor het lezen van deze pagina.

De factuur is een van de belangrijkste documenten van je bedrijf. Het bewijst dat je een dienst of product geleverd hebt én zorgt ervoor dat je daarvoor betaald wordt.

De factuur biedt zelf geen garantie op betaling. Wist je dat één op de tien facturen te laat betaald wordt? En dat een ondernemer jaarlijks 2,5% van zijn omzet verliest aan niet-betaalde facturen?

Dit kan voor ernstige financiële problemen zorgen. Geld dat je niet hebt, kun je immers niet uitgeven of investeren.

Deze handige gids bevat alle informatie over facturatie. Het helpt je om de perfecte factuur op te stellen en om je wegwijs te maken binnen facturatie.

Wat is een factuur?

Een factuur is een overzicht van geleverde goederen of diensten en de prijs daarvan. Een factuur verplicht een aankoper om te betalen: een factuur is een schuldvordering. De totaalprijs is het saldo dat de klant verschuldigd is aan een bedrijf voor de genoemde geleverde goederen of diensten. Om wettelijk geldig te zijn, moet een factuur aan bepaalde voorwaarden voldoen. Bij ‘Inhoud van een factuur’ vind je de voorwaarden die aan een factuur gesteld worden.

Een factuur is een schriftelijke bevestiging van de overeenkomst tussen de aanbieder en de koper. Het bevat een lijst van de geleverde goederen of diensten, inclusief de kosten.

Facturatie is dan weer een verzamelnaam voor het versturen en behandelen van al je facturen of rekeningen. Iedere organisatie, onderneming of bedrijf heeft te maken met uitgaande facturen: de facturen die verstuurd worden aan de klanten. En binnenkomende facturen: facturen die ontvangen zijn van de leveranciers.

In Europa zijn facturen wettelijk verplicht voor btw-doeleinden bij

Transacties tussen twee bedrijven (business-to-business)
Bepaalde transacties tussen bedrijven en particulieren (business-to-consumer)*

*Bedrijven moeten in bepaalde gevallen een factuur leveren aan particulieren. Dit is verplicht bij verkoop of afstand (indien belastbaar in een ander EU-land) en bij de verkoop van nieuwe vervoermiddelen die worden geleverd aan een ander EU-land.

Waarom zijn facturen belangrijk?

Facturen zijn noodzakelijke documenten voor:

je boekhouding, omdat ze al je verkooptransacties registreren;
je verkoopproces, omdat ze aantonen wat je omzet;
juridische doeleinden, omdat ze een overeenkomst met je klant aantonen. Een factuur nodigt een klant ook uit om te betalen;
belangrijke bewijsdocumenten in geval van wanbetaling. Je kan achterstallige of niet-betaalde facturen opvolgen met formele acties zoals betalingsherinneringen via e-mail of een derde partij inschakelen die de schulden voor jou int;
fiscale doeleinden omdat ze samen al je inkomsten rapporteren.

Doel van een factuur

1. Ontvang geld voor je werk
Voor elke factuur die je verstuurt ontvang je inkomsten waarmee je je bedrijf draaiende kan houden.

2. Ken je cijfers tot in detail
Houd je in- en uitgaande facturen bij in één systeem om exact te weten hoeveel geld je onderneming opbrengt en kost. Zo maak je ook het invullen van je belastingaangifte een stuk eenvoudiger.

3. Wees open en eerlijk over geleverde diensten en producten
Geef een duidelijk overzicht van de diensten en producten die je geleverd hebt en splits ze op je factuur zodat de klant precies weet waarvoor hij betaalt. Je bespaart zo ook tijd en voorkomt misverstanden.

4. Gebruik je factuur als communicatiemiddel
Een factuur is de ideale manier om het imago van je bedrijf op te bouwen. Onderscheid jezelf van anderen door je logo, belangrijke bedrijfsinformatie en een link naar je socialmediakanalen toe te voegen.

Inhoud van een factuur

Onderdelen van een factuur

In de regel bestaat een factuur uit drie onderdelen:

Factuurkop
Factuurregels
Factuurvoet

De factuurkop bevat wettelijk verplichte elementen zoals je adres, in de factuurregels plaats je de goederen of diensten die je aan je klant hebt geleverd, inclusief de prijs. In de factuurvoet vermeld je het te betalen bedrag en de betalingstermijn.

Zo stel je een factuur op

Een factuur opstellen kan op verschillende manieren. Wel zijn er enkele onmisbare elementen die elke factuur moeten bevatten om wettelijk geldig te zijn:

Het woord factuur moet je bovenaan duidelijk vermelden als titel.
De factuurdatum en volgnummer: ieder factuur dient een uniek volgnummer te hebben.
Het volledige adres van beide partijen.
Betalingsgegevens: naam van de rekeninghouder en IBAN-nummer.
Je btw-nummer.
De leveringsdatum.
Een beschrijving van de aard van de diensten en hoeveelheid van de goederen zodat je klanten exact weten waarvoor ze betalen:
1. De verschillende onderdelen van een project of producten en de eenheidsprijs voor elk onderdeel.
2. Je uurtarief en de tijd die je spendeert aan elk onderdeel van een project.
Het btw-tarief en -bedrag.
Het verschuldigde bedrag exclusief btw.

Algemene voorwaarden op je factuur

Veel bedrijven kiezen ervoor om op de achterzijde van een factuur de algemene voorwaarden mee te sturen. Dit is geen wettelijke verplichting. In de praktijk kunnen de algemene voorwaarden zelfs leiden tot discussies. Zowel consumenten als bedrijven kunnen stellen dat ze de voorwaarden hadden willen inzien vóórdat de producten of diensten geleverd zijn en de factuur ongeldig verklaren.

Vermeld daarom de algemene voorwaarden op je offerte - vóór het product of de dienst geleverd wordt. In het geval van B2B-transacties mag je ook naar de algemene voorwaarden op je website te verwijzen. Dit geldt niet voor B2C-transacties, in dat geval moet je de algemene voorwaarden toevoegen aan je offerte.

Let op: als je de algemene voorwaarden nogmaals vermeldt op je factuur, zorg er dan voor dat ze exact hetzelfde zijn als de voorwaarden op de offerte. Zo voorkom je onduidelijkheden en discussies achteraf.

Om de perfecte factuur te versturen, hoef je het wiel niet opnieuw uit te vinden. Zorg dat je factuur de noodzakelijke onderdelen bevat en gebruik dit template.

Verschillende soorten facturen

► Standaardfactuur

Een basisfactuur die alle basisinformatie bevat en gebruikt kan worden voor verschillende transacties in verschillende sectoren.

Gebruik: heel vaak

► Commerciële factuur

Een factuur voor internationale handel waarbij goederen van het ene naar het andere land worden verzonden. Dit soort facturen bevatten contactgegevens van de koper en verkoper, informatie over de verkochte items, de kostprijs van deze items en de belastingen die verschuldigd zijn. Dit type factuur heeft ook speciale kenmerken, zoals het carrier-identificatienummer, het land van herkomst, een geharmoniseerde code voor elk artikel en een verklaring dat elke factuur authentiek is.

Gebruik: minder vaak, enkel geschikt voor douaneaangifte wanneer een product de internationale grenzen oversteekt.

► Periodieke factuur

Een factuur die periodiek verstuurd wordt. Handig wanneer er sprake is van een langlopend project zodat de werknemers tussendoor betaald kunnen worden.

Gebruik: veelal in de bouwsector.

► Timesheet

Een factuur die gebruikt wordt door service professionals die betaald worden op basis van het aantal gewerkte uren in plaats van producten.

Gebruik: bedrijven die diensten aanbieden op basis van tijd, denk aan consultancybureaus.

► Terugkerende facturen

Terugkerende facturen worden periodiek opgesteld, vaak aan het eind van de maand.

Gebruik: meestal in de verhuursector.

► Pro-formafactuur, offerte of kostenraming

Factuur die de koper vóóraf inzicht geeft in de kosten van een product of dienst en niet vragen om betaling. Dit soort facturen kunnen ook gebruikt worden voor een aanbetaling van het totale bedrag.

► Facturatie op basis van waarde

Facturen gebaseerd op de waarde van geleverde de diensten. Het bedrag is afhankelijk van de hoeveelheid werk die geleverd is en niet de tijd die het gekost heeft.

Gebruik: als de waarde van een dienst of product vooraf bepaald kan worden.

► Facturatie op basis van een vaste prijs

Deze factuur is het meest geschikt voor projecten met duidelijk omschreven verwachtingen en helpt je een vaste prijs dat project te berekenen.

Gebruik: typisch voor het mkb of freelance-diensten.

► Facturatie op basis van urenregistratie

Facturatie op basis van een vast uurtarief en het aantal uren dat aan een project is gewerkt. De gouden regel bij dit type facturen is om je werk niet te onderschatten of overschatten.

Gebruik: creatieve diensten waarbij het niet duidelijk is hoeveel tijd het kost om een project te voltooien.

Een factuur maken: stap voor stap

Gebruik je een facturatieprogramma? Dan kun je waarschijnlijk beginnen met een bestaand template. Dit zal je tijd besparen bij het opstellen van je eerste factuur.

Als je nog geen facturatie software gebruikt, kun je ook in Word of Excel een factuur opstellen. Dit zal je wat meer tijd en moeite kosten. Denk aan het opvolgen van de betaalstatus, het versturen van betalingsherinneringen… Om je eigen huisstijl te gebruiken op je factuur, kun je eventueel inspiratie opdoen via www.excelfacturen.nl.

Facturen maken met Word of Excel

Je kunt blanco beginnen en zelf een layout kiezen, maar je kunt ook één van de bestaande templates gebruiken, zoals ‘factuur’ of ‘handelsfactuur’.

Voer je bedrijfsgegevens in en de producten of diensten die je levert.
Voer de gegevens van je klant in, het factuurnummer, de factuurdatum en eventueel een onderwerp.

Zorg ervoor dat je geen wettelijk verplichte onderdelen vergeet!

3. Voeg de totaalbedragen toe en controleer nogmaals alle bedragen.

4. Sla de factuur op als PDF-bestand en stuur het naar je klant.

Het voordeel van Excel is dat je formules kan gebruiken om totaalbedragen of de btw automatisch te laten berekenen. Als je iedere keer hetzelfde template gebruikt, hoef je deze bedragen ook niet opnieuw uit te rekenen: dat doet het programma voor je.

Je kunt de factuur uitprinten en per post versturen, maar sneller en gemakkelijker is het om de factuur per mail bij de klant aan te leveren. Verstuur deze dan aan de financiële afdeling én aan jouw opdrachtgever.

Online facturatie

Waarom online factureren? Ieder jaar worden er wereldwijd miljoenen facturen verstuurd. Dat kost tonnen papier en duizenden, zo niet miljoenen, bomen. En dan hebben we het nog niet eens over de enveloppen. Het ecologische aspect alleen al zou je aan het denken moeten zetten. Daarnaast zijn er ook genoeg andere voordelen van online factureren:

je hebt minder administratie;
je wordt sneller betaald;
je bespaart geld (geen papier, enveloppen en postzegels meer);
facturen zijn altijd en overal beschikbaar;
je kan facturen makkelijker opvolgen (en je kunt ze niet kwijtraken);
je klant kan meteen online betalen.

“Italië is de eerste EU-lidstaat die elektronische facturatie verplicht maakte. Er wordt gespeculeerd dat Spanje, Griekenland en Frankrijk zullen volgen.”

Houd er rekening mee dat klanten een elektronische factuur altijd kunnen weigeren. Als een klant een papieren versie wilt, mag dat niets extra kosten - als bedrijf mag de je prijs van je product of dienst niet verhogen omdat de klant de elektronische factuur weigerde. Je kan wel een speciale korting aanbieden aan klanten die voor elektronische facturen kiezen.

Als je ervoor kiest om elektronisch te factureren, blijft een belangrijke vraag: waarom kies je voor een online facturatieprogramma in plaats van Word of Excel? Dat is makkelijk, Word en Excel zijn niet bedoeld als facturatieprogramma. Er kleven daarom ook nadelen aan:

Het opvolgen van facturen en betalingsherinneringen is niet mogelijk.
Iedere factuur moet je handmatig maken.

De templates die je al hebt gemaakt in Word of Excel, kun je in de meeste facturatie software importeren. Geen weggegooide moeite dus!

Voorbeeld van een factuur

Op zoek naar een aantal voorbeelden van een goede factuur? Op www.teamleader.nl/factuur-voorbeeld kun je gratis voorbeelden downloaden en aanpassen waar nodig.

Veelgestelde vragen over facturatie

Wanneer is factureren verplicht?

Ieder belastingplichtig persoon die handelt binnen de EU is onderhevig aan de Europese wetgeving rondom facturatie (artikel 217-240 van de btw-richtlijnen) en, in bepaalde gevallen, de nationale wetgeving van het betreffende land. We raden je aan om bij lokale overheidsinstanties na te gaan of er voor jouw land extra regels gelden. In het algemeen zijn facturen verplicht als je goederen verkoopt aan belastingplichtigen (zelfstandig ondernemers, bedrijven of overheidsinstanties). Bij bepaalde B2C-transacties is een factuur ook verplicht.

Wanneer je een factuur verstuurt, hangt grotendeels af van de klant en het soort werk dat je verricht. Meestal gebeurt dit wanneer de opdracht is voltooid of een bestelling is geplaatst. Als je aan een groot project werkt, kun je ervoor kiezen om periodieke facturen uit te sturen voor het werk dat je al hebt geleverd. Als je abonnementen verkoopt, kun je terugkerende facturen gebruiken.

Wat als je factuur juridisch niet geldig is?

Om btw terug te kunnen vorderen, heb je een geldige factuur nodig. De Belastingdienst kan een factuur overigens niet zomaar weigeren, ze moeten verder kijken dan wat er op de factuur staat. Zelfs als een factuur niet alle vereiste informatie bevat, kunnen instanties je niet zomaar de terugvordering van btw weigeren.

Als je één van de verplichte onderdelen op je factuur vergeet, kun je een administratieve boete verkrijgen. Dit is afhankelijk van je standplaats. In de praktijk komen vergissingen nu eenmaal voor en de meeste klanten hebben daar begrip voor - zolang het niet te complex wordt of te vaak gebeurt. Hoe dan ook: lees je factuur goed na voordat je hem verstuurt!

Wat is het verschil tussen een commerciële en pro-formafactuur?

Werk je wel eens voor internationale klanten? Dan is de kans groot dat je wel eens van een pro-formafactuur gehoord hebt. Pro-formafacturen zijn soms verplicht voor internationale transacties (afhankelijk van het importerende land). Een pro-formafactuur lijkt op een gewone factuur, maar er zijn een aantal grote verschillen:

Een pro-formafactuur hoort bij zendingen die niet betaald hoeven worden, zoals staal en monsters, vervangingsonderdelen, etc.). Bij een pro-formafactuur hoort dan ook geen vraag tot betaling.
Op een pro-formafactuur moet het woord ‘pro-forma’ duidelijk vermeld worden.
Een pro-formafactuur wordt in principe opgevolgd door een gewone factuur.

Omdat een pro-formafactuur geen echte fatuur is, heeft het ook niet dezelfde bewijswaarde. Een pro-formafactuur geldt enkel als bewijs tegen de aanbieder en niet tegen de ontvanger ervan.

Voorbeeld: Je stuurt een klant op aanvraag een pro-formafactuur op. De klant kiest uiteindelijk een andere leverancier. In dat geval kun jij niet procederen wegens een onbetaalde factuur, omdat de pro-formafactuur geen bewijswaarde naar je klant toe heeft.

Hoe lang moet je een factuur bewaren?

Ieder land beslist zelf over de bewaartermijn van facturen, vaak tussen de vier en acht jaar. In Nederland geldt een bewaartermijn van zeven jaar. Voor elektronische diensten, telecommunicatiediensten en radio- en televisieomroepdiensten geldt een bewaartermijn van tien jaar.

In welke taal moet je facturen maken?

De EU-regelgeving stelt dat lokale belastingdiensten de vertaling van facturen kunnen eisen voor audit-doeleinden (en dat doen ze soms ook daadwerkelijk). Er zijn geen specifieke regels over de taal van een factuur, dus in de praktijk mag een factuur in elk landstaal gemaakt worden - zolang deze taal gelezen kan worden door de ontvanger.

Een veelgebruikte oplossing is de factuur zowel in de lokale taal als in het Engels te versturen. Als je ervoor kiest om in een andere taal met je klanten te communiceren, moet je die lijn ook doortrekken. Als je website en algemene voorwaarden in het Frans zijn opgesteld, zou je klant ook een factuur in het Frans kunnen eisen.

Waarom worden facturen soms niet betaald?

Een onbetaalde factuur kan verschillende oorzaken hebben. Je klant kan bijvoorbeeld ontevreden zijn over je dienst of product, je factuur kan onduidelijk zijn - of niet kloppen. Een onjuiste factuur komt natuurlijk heel onprofessioneel over. Als je handmatig facturen opstelt en geen online facturatieprogramma gebruikt, doe je er goed aan om alle bedragen extra te controleren.

Let daarnaast ook op andere zaken:

Wacht geen week met het versturen van je factuur. Hoe sneller je klant de factuur ontvangt, hoe sneller jij betaald wordt.
Stuur direct na het verstrijken van de betalingstermijn een betalingsherinnering.
Controleer indien mogelijk de kredietwaardigheid of financiële gezondheid van je klanten, bijvoorbeeld via Graydon of Creditsafe.

Wat doe je bij onbetaalde facturen?

De algemene regel bij facturen is: teken protest aan als je niet akkoord gaat met de factuur. Hoe sneller je dit doet, hoe beter. Probeer binnen een week na ontvangst protest aan te tekenen. Deze week is niet wettelijk bindend: de rechtbank beslist op basis van de omstandigheden welke termijn van toepassing is.

De redelijke termijn is afhankelijk van het onderdeel waar je proces tegen aantekent. Hoe complexer de factuur en hoe meer onderzoek nodig is, hoe meer tijd je hebt om te reageren. Zelfs als je factuur te laat geleverd werd of als je kan aantonen dat je niet beschikbaar was (vanwege ziekte of een reis), heb je meer tijd om protest aan te tekenen.

Houd er rekening mee dat de algemene voorwaarden kunnen specificeren hoe lang je protest kan aantekenen. Deze voorwaarden zijn bindend: als deze periode niet te kort is, bestaat de kans dat de rechtbank zal oordelen dat beide partijen aan deze termijn gebonden zijn. Tenzij de klant een goede reden had om later protest aan te tekenen…

Disclaimer: Op deze pagina vindt u informatie over factureren, de informatie is niet bedoeld om juridisch, fiscaal of financieel advies te geven. Houd er rekening mee dat wetgeving met betrekking tot facturatie onderhevig is aan wijzigingen en van land tot land kan verschillen.