6 tips voor het maken van succesvolle facturen

We vinden het allemaal leuk om op tijd betaald te krijgen. Als ondernemer of eigenaar van een klein bedrijf heb je een positieve cashflow nodig. Als je dat niet hebt, heeft je bedrijf geen kans van slagen.

Factureren kan een vervelend en lastig klusje zijn. Door een van de meest effectieve strategieën voor facturering te gebruiken, zul je de kansen op een snelle betaling aanzienlijk verhogen. Je waarborgt ook een fijne ervaring voor je team EN je klanten.Gebruik deze factuur voorbeeld templates als een basis voor succes:

1. Verstuur je factuur meteen en wees helder

Heb je een klant overtuigd om jouw product of service te kopen? Wacht dan niet met het versturen van de factuur, daarmee geef je een helder bericht naar je klant: je bent niet zo attent en het maakt je niet uit wanneer je betaald wordt. Conclusie: het is beter om een factuur direct na het sluiten van de deal te sturen en niet een dag te wachten.

Voordat je de factuur verstuurt, wil je een paar zaken controleren:

Is de factuur makkelijk en snel door te nemen?
Heb je alle nodige informatie toegevoegd? (aantal, prijs per stuk, subtotaal, BTW, totaal)
Staat er duidelijk hoeveel er betaald moet worden, wanneer en hoe?
Heb je alle relevante voorwaarden toegevoegd? (voorwaarden voor terugbetaling, boetes voor betalingsachterstanden)

2. Houd de betaaltermijn kort

Hoe korter de betaaltermijn, hoe beter. Denk aan 30 dagen – of zelfs 15. Als je je klanten een korte betaaltermijn geeft, zullen ze vaker op tijd betalen. En daar krijg jij een sterke cashflow voor terug.

Het is belangrijk om proactief te zijn als een klant het einde van zijn betaaltermijn nadert. Laat de technologie je hierbij helpen: verzend geautomatiseerde betaalherinneringen een week of paar dagen voordat de factuur betaald moet worden. Hiermee voorkom je dat de klant smoesjes verzint bij een late betaling. Als een klant de betaaltermijn toch overschrijdt, kun je het beste meteen actie ondernemen. Vergeet ook niet om je klanten verschillende betaalmethoden aan te bieden en zorg er altijd voor dat je je bank- en adresgegevens deelt.

3. Nummer je facturen altijd

Kleine details, zoals het factuurnummer, worden vaak vergeten, maar kunnen een wereld van verschil maken. Je komt in elk geval professioneler over. En het is ook praktisch: het helpt jou je klanten en betalingen beter in de gaten te houden, wat handig is bij de BTW- of belastingaangifte. Als je factuurnummers overeenkomen, is het lastig om bij te houden wie er wel en niet betaald heeft. Als je wilt niet dat er een betaling tussendoor glipt of wel?

4. Bied online betalingen aan

Veel klanten beheren alles online, ook betalingen. Door deze optie aan te bieden, kun je de tijd die het kost om te betalen significant verkorten. Bied online credit of debit card betalingen aan via MasterCard, Visa of American Express, zet een PayPal-account op of kies de betaalmethoden die je klanten het liefst gebruiken.

5. Automatiseer je facturering

Een van de meest effectieve strategieën voor facturen is er een waarbij het geen moeite kost om een factuur te creëren, versturen of op te volgen. Er is absoluut geen reden meer om facturen handmatig te versturen. Cloud tools hebben het heel makkelijk gemaakt (lees: letterlijk iedereen kan het) om je factuurproces te automatiseren. Voor klanten die regelmatig of op gezette tijden een aankoop doen, kun je de herhaalde factuur zelfs van te voren al inplannen.

Een andere voordeel van geautomatiseerd factureren: je kan het koppelen aan je boekhoudsoftware zoals Exact Online, Yuki, Octopus, WinBooks en Billit en facturen automatisch inboeken. Op deze manier hoef je niet langer fysiek data in te vullen. Dat scheelt je tijd en voorkomt dure fouten.

6. Voeg een persoonlijke noot toe aan je facturen

Zorg ervoor dat klanten direct weten dat de factuur van jou komt. Gebruik je bedrijfslogo en huisstijl om een professionele factuur te creëren die herkenbaar is. Gebruik een persoonlijk en uniek bericht voor iedere factuur dat past bij jouw tone of voice. Zoals: “Het is mij een genoegen zaken met jullie te doen”, “Ik hoop dat je veel plezier van de producten hebt” enzovoort. Het zijn de details die een blijvende indruk achterlaten.

Doe je klanten een plezier en gebruik deze templates voor een solide basis voor succes:

Ingevolge het downloaden van de factuur template erkent de gebruiker dat:
TEAMLEADER geen enkele garantie biedt dat de template voldoet aan de voorschriften of de vereisten die op eender welk juridisch vlak van toepassing zijn. Evenwel engageert TEAMLEADER er zich toe dat deze template in overeenstemming is met de voorschriften of vereisten die gelden op grond van Europese wetgeving op het moment dat de template gedownload wordt. TEAMLEADER kan bijgevolg niet aansprakelijk gesteld worden voor eender welke navolgende wijziging van om het even welke aard in dergelijke wetgeving en/of voorschriften. Het gebruik van de template op eigen verantwoordelijkheid en risico plaatsvindt, alsook dat de gebruiker zelf dient na te gaan of de template op grond van nationale wetgeving (zoals maar niet beperkt tot vrijstelling en/of verlegging van BTW en/of sector-specifieke bepalingen) dient aangevuld te worden.

Factuur voorbeeld nodig?