Alles wat je moet weten over projectmanagement

Topics

De basis van projectmanagement

Wat is projectmanagement?

Rollen binnen projectmanagement

Waarom falen projecten?

Stel het perfecte projectplan op in 7 stappen

Maak je eigen projectplan

Projectmanagement-methodieken

Projectmanagementsoftware

Wat zijn projecten?

Volgens het Project Management Institute is een project een tijdelijke onderneming met een vooraf bepaald begin en einde. Denk aan het ontwikkelen van een nieuwe website of de bouw van een nieuw huis bijvoorbeeld.

Elk project bestaat uit een reeks taken die uiteindelijk tot één enkel doel leiden. Projecten zijn in zekere zin altijd begrensd door drie factoren: de tijd, personen en middelen die je nodig hebt om een project tot een goed eind te brengen. Je kan een project manueel beheren of gebruik maken van projectplanning-software.

Een project bestaat bijna altijd uit vijf fases: De opstartfase, de projectplanning, de uitvoering, de opvolging en de nazorg. Elke fase bevat specifieke taken die je helpen de doelstellingen van je project te realiseren.

De basis van projectmanagement

Met deze zes termen zou elke projectmanager vertrouwd moeten zijn:

Stakeholders: de stakeholders (of belanghebbenden) zijn alle individuen, groepen of organisaties die baat hebben bij de goede afloop van je project. Daarnaast hebben ze meestal ook invloed op het verloop van het project. Denk bijvoorbeeld aan je klanten, de partners waarmee je samenwerkt, sponsors, teamleden, enzovoort.
Resources: resources (of middelen) heb je nodig om de taken binnen je project uit te voeren. Die middelen kunnen zowel ontastbaar (budget, tijd) als tastbaar (uitrusting, materialen en mensen) zijn. De resources bij een project worden vaak bepaald tijdens de projectplanning.
Deliverables: deliverables zijn de producten, diensten en resultaten die je binnen een project produceert en oplevert. Deliverables goed kunnen bepalen, opvolgen en beheren is een essentiële vereiste om projecten succesvol af te ronden.
Afhankelijkheden: afhankelijkheden zijn de onderlinge relaties tussen taken, die bepalen in welke volgorde ze moeten worden voltooid. Er zijn vier soorten afhankelijkheden: Eind-naar-Begin, Begin-naar-Begin, Eind-naar-Eind en Begin-naar-Eind. Je leest hier meer over bij “Stel het perfecte projectplan op in 7 stappen”.
Timesheets: timesheets, urenregistratie of urenstaten zijn een efficiënte manier om bij te houden hoe lang je aan een specifieke taak of activiteit werkt. Timesheets kan je gebruiken voor je salarisadministratie, je facturatie of om in de toekomst projecten efficiënter te beheren.
De ijzeren driehoek (of Duivelsdriehoek): elk project kent drie dimensies of beperkingen: tijd, kosten en scope. Deze beperkingen zijn van elkaar afhankelijk: wanneer je bij projecten een beslissing neemt, moet je de invloed ervan op elk van die drie aspecten in overweging nemen.

Wat is projectmanagement?

Projectmanagement (of projectbeheer) is het planmatig beheren van één of meerdere projecten. In Projectmanagement voor Dummies omschrijft Stanley Portney het als volgt: projectmanagement is het proces van de begeleiding van je project vanaf het begin via de uitvoering tot aan de voltooiing ervan. Daarbij zijn drie basisonderdelen essentieel: de planning, organisatie en controle van een project.

Dit wordt gedaan door een projectmanager. Deze persoon is verantwoordelijk voor zowel de strategische planning van een project als de uitvoering. Eerst stippel je je project zorgvuldig uit, en bepaal je samen met de stakeholders de strategische doelstellingen. Vervolgens voer je de projectplanning uit en houd je de middelen (materialen, mensen, ...) en beperkingen (scope, tijd, budget, ....) tijdens het project onder controle.

Belangrijke kanttekening: efficiënt projectmanagement vergt ook efficiënt taakmanagement. Projecten worden vaak opgedeeld in kleinere, beheersbare stukken (taken, activiteiten of milestones). Het succes van je project is grotendeels afhankelijk van de tijdige uitvoering van taken, dus worden taken vaak gerangschikt in functie van hun prioriteit en op een tijdlijn geplaatst. Om op schema te blijven, is het uiteraard belangrijk dat je de taken met de hoogste prioriteit eerst afhandelt.

De voordelen van efficiënt projectmanagement

Efficiënt projecten beheren brengt natuurlijk een aantal voordelen met zich mee:

Voldoe aan de verwachtingen van alle stakeholders
Zorg voor orde en duidelijkheid
Blijf gefocust op je doelstellingen
Maak maximaal gebruik van je middelen
Stel een realistische projectplanning op
Verzeker de kwaliteit
Beheer de risico's
Bewaar steeds overzicht
Verminder het risico op mislukte projecten
Leer uit je successen en mislukkingen

En deze punten zorgen er dan weer voor dat je team gemotiveerd blijft. Wat uiteraard opnieuw voor betere projecten zorgt. Uiteindelijk wint iedereen.

De geschiedenis van projectmanagement

Projectmanagement lijkt in eerste instantie misschien een relatief modern begrip. Maar ook bij de bouw van de Pyramide van Gaza (2580-2560 v.C.) of zelfs Stonehenge (3100 v.C.) kwam al heel wat projectbeheer kijken. Je zou zelfs kunnen zeggen dat jagen op wolharige mammoeten een vorm van projectmanagement was - of in elk geval dat daar enige vorm van planning aan voorafging.

Als we even doorspoelen naar het begin van de 20ste eeuw, zien we de eerste moderne vormen van projectmanagement opduiken. Denk maar aan Henry Gantts Gantt-diagram in 1917, dat in de Verenigde Staten werd gebruikt voor grote infrastructuurwerken als de Hoover Dam en het Interstate Highway-systeem. Tot vandaag blijven Gantt-diagrammen voor heel wat mkb-bedrijven dé manier om projecten te beheren.

Maar het duurde tot de jaren '50 voordat projectmanagement écht in een stroomversnelling kwam, met de Critical Path-methode in 1957 en de Program Evaluation and Review-techniek (PERT) in 1958. Die laatste werd zelfs door het Amerikaanse ministerie van Defensie gebruikt om het Polaris-project te beheren.

In de tweede helft van de 20ste eeuw beheerden bedrijven projecten vaak nog op basis van eigen methoden en processen. Dat veranderde in 1998, toen de PMBOK-gids (Guide to the Project Management Body of Knowledge) van het Project Management Institute als gangbare norm werd benoemd door het ANSI (American National Standards Institute). In recentere jaren volgden ook nog een aantal grote wijzigingen - de nieuwe ISO-standaard voor projectmanagement (IS21500) is daar slechts één voorbeeld van.

Maar de grootste verandering was uiteraard de opkomst van de 'personal computer'. Dat nieuw staaltje technologie zorgde voor meer productiviteit en efficiëntere communicatie. En naarmate de technologie zich verder ontwikkelde in de jaren 90, werd ook het internet voor het brede publiek toegankelijk. De opkomst van het internet bracht dan weer de ontwikkeling teweeg van heel wat projectmanagementtools, waarmee je eenvoudig een project online kan beheren.

Vandaag de dag zijn die tools zelfs voor je mobiele telefoon beschikbaar. Computers brachten dus heel wat nieuwe mogelijkheden mee, waardoor projectmanagers steeds meer werk gedaan krijgen in minder tijd en minder fouten maken dan ooit tevoren.

De belangrijkste principes van projectmanagement

Professioneel projectmanagement vergt een gedisciplineerde aanpak. En hoewel elk project verschillend is, zijn er een aantal algemene kernprincipes die je kansen op succes beslist zullen verhogen.

Volgens het jaarlijks rapport van het Project Management Institute gaat 9,9% van elke dollar verloren door een slechte uitvoering van het project.

Voor en tijdens een project stel je jezelf best volgende vragen:

Wat moet er gebeuren?
Wanneer moet dat gebeuren en in welke volgorde?
In welk stadium bevindt het project zich?

5 fases bij projectmanagement

Zoals hierboven vermeld bestaan projecten meestal uit 5 fases.

Opstart
Planning
Uitvoering
Opvolging & controle
Nazorg

Elke fase bevat specifieke taken en activiteiten die moeten worden gedaan om je projectdoelstellingen te bereiken.

1. De opstart van een project

In de eerste fase van een project evalueert de projectmanager het idee voor een project: sluit het aan bij de kernwaarden van het bedrijf? Kunnen we dit uitvoeren? Levert dit een meerwaarde op voor de organisatie? Als het antwoord drie keer 'ja' luidt, kan je de scope of gewenste resultaten van je project vastleggen en bepalen wie je potentiële partners of stakeholders zijn. Dit is ook het ideale moment om na te gaan of je project wel haalbaar is.

Het eindresultaat van deze fase is een helder projectplan dat goedgekeurd moet worden door alle betrokken partijen. Door dit goed aan te pakken, vermijd je ook meteen eventuele misverstanden en verkeerde verwachtingen.

2. De projectplanning

Tijdens het maken van de projectplanning teken je het stappenplan uit voor de rest van het project. Dit houdt onder meer in dat je:

Doelen bepaalt
Kosten inschat
De scope en belangrijkste deliverables van het project vastlegt

Je projectplan (uit fase 1) bevat onder andere informatie over hoe de middelen besteed zullen worden, maar ook:

hoe je aan de kwaliteitseisen zal voldoen
hoe je met risico's en onverwachte omstandigheden zal omgaan
hoe je met je team en externe stakeholders zal communiceren

Idealiter bevat je plan een duidelijke tijdslijn van wat er moet gebeuren en wanneer. Dat kan bijvoorbeeld door milestones vast te leggen: zo prik je een duidelijke deadline voor je meest belangrijke doelstellingen.

3. De uitvoering van het project

In veel gevallen is dit het moment waarop je project zichtbaar wordt voor de buitenwereld. Het project gaat meestal officieel van start tijdens een kick-off-meeting met het team, waarbij iedereen informatie krijgt over taken en projectdetails. Deze fase draait om kwalitatieve resultaten. Als projectmanager is het jouw taak om de juiste middelen toe te wijzen, en je teamleden te helpen focussen. Je hebt het misschien al geraden: het succes van de uitvoering van je project hangt sterk af van hoe goed je de projectplanning hebt uitgewerkt bij fase 2.

4. De opvolging & controle van het project

Deze fase loopt meestal parallel aan de uitvoering van het project. Tijdens het project houd je de status van je doelen nauwgezet in de gaten en plan je voldoende meetings in om ervoor te zorgen dat je team op de goede weg blijft. Hier let je ook beter goed op dat er geen 'scope creep' optreedt. Want zoals je intussen weet: elke wijziging in scope, brengt ook wijzigingen mee op vlak van budget en/of tijd.

Wil je het aantal statusmeetings zo veel mogelijk beperken? Cloud-based projectmanagementsoftware helpt teamleden om online en in real-time updates te geven.

5. De nazorg

Een project wordt beëindigd wanneer de doelstellingen zijn behaald, formeel zijn opgeleverd (aan de klant) en alle stakeholders zijn geïnformeerd. Maar vóór dat gebeurt, is het een goed idee om samen met je team het project te evalueren.

Wat ging goed?
Wat had beter gekund?
Welke acties zul je ondernemen om er zeker van te zijn dat toekomstige projecten beter gaan?

Dit zal je helpen om gelijkaardige problemen in de toekomst op te lossen, aan sterkere processen te bouwen en meer efficiënte teams op te stellen.

Rollen binnen projectmanagement

Projectmanagement is zelden een eenmansshow. Een kort overzicht van de verschillende rollen die je voor elk project nodig hebt:

1. Projectmanager: de projectmanager leidt het team en verdeelt het werk. Hij of zij loodst het project door elke fase, verkoopt het project aan stakeholders, bepaalt de scope van het project en zorgt voor de planning.

2. De projectsponsor: de projectsponsor (vaak een manager) is de opdrachtgever en de eigenaar van de business case. De sponsor werd vanuit de organisatie verantwoordelijk gemaakt voor het succes van een project en is daarom de belangrijkste beslisser.

3. Externe adviseur: andere mensen bij je project betrekken is geen slecht idee: expertise heeft namelijk ook haar grenzen. Bovendien kan je door je betrokkenheid bij een project aan tunnelvisie gaan lijden. Door mensen te betrekken met verschillende profielen en een open geest, zoals klanten, portfoliomanagers en investeerders, zou je wel eens heel nieuwe inzichten en benaderingen kunnen ontdekken.

4. Teamleden: medewerkers met specifieke kennis zijn uiteindelijk verantwoordelijk voor het invullen en opleveren van het project. Ze zijn experts in bepaalde onderdelen van het project en vervullen de taken die aan hun kennis gekoppeld zijn. Dat kunnen bijvoorbeeld ontwikkelaars, designers of aannemers zijn, afhankelijk van je industrie.

5. Actieve stakeholder: of het nu gaat om het documenteren van projectvereisten, het verzamelen van gebruikerservaringen of het rapporteren van informatie, iemand moet de overkoepelende doelstellingen en resultaten van je werk opvolgen. Deze persoon houdt sterk rekening met de klant en je omzet. Bij kleinere teams en projecten wordt deze rol vaak ingevuld door de teamleider. Toch kan het bijzonder nuttig zijn om iemand met een overkoepelend zicht te betrekken bij het project, zeker als je voldoende middelen hebt.

6. Klant: de klant betaalt over het algemeen voor het product dat uit het project voortkomt en vormt daarbij geen deel van de organisatie. De doelen van het project afstemmen op de wensen en behoeften van de klant is daarom ook het beginpunt van elk project. Het is belangrijk om klantgericht te werk te gaan. Om een klantgerichte aanpak te garanderen is het belangrijk om te beseffen dat je met mensen werkt.

Wat is een projectmanager?

Een projectmanager stuurt het project door elke fase. Daarnaast 'verkoopt' de projectmanager het project aan stakeholders, bepaalt hij of zij de scope van het project en zorgt voor de planning.

Een projectmanager bepaalt welke taken nodig zijn om de doelstellingen te behalen. Projectmanagers stellen daar een team voor samen, verzamelen de nodige tools en stellen een heldere planning op met alle taken.

Hij stelt ook het budget op, beheert de risico's en volgt de voortgang op om ervoor te zorgen dat teamleden ongehinderd en volgens schema verder kunnen werken.

Belangrijke kanttekening: een projectmanager kan een team aansturen en als leider gelden binnen het project, maar is vaak niet de baas. De projectmanager verkocht het project aan een sponsor of stakeholder, en rapporteert vervolgens aan die persoon wat de voortgang is.

In het algemeen zijn projectmanagers goed georganiseerde, doelgerichte en gepassioneerde medewerkers. Ze werken goed onder druk, bieden leiderschap en weten hoe ze mensen moeten motiveren. Naast hun sociale vaardigheden is ook communicatie van essentieel belang. En dat brengt ons naadloos bij ons volgende punt:

Welke eigenschappen hebben succesvolle projectmanagers gemeenschappelijk?

Waarom falen projecten?

Het zou intussen duidelijk moeten zijn dat projectmanagement een heuse uitdaging kan zijn, zeker als je meerdere projecten tegelijkertijd begeleidt. Er zijn veel redenen waarom projecten mislukken:

1. Slechte communicatie

Foute communicatie is vaak de belangrijkste reden voor slechte resultaten. Dit kan verschillende oorzaken hebben:

Taalbarrières
Karakterverschillen
Specifieke problemen op de werkvloer
Gebruik van de verkeerde communicatiekanalen

Ook de gevolgen van slechte communicataie zijn uiteenlopend:

Verschillende verwachtingen (en teleurstelling)
Gekwetste ego's
Haastwerk
Onnodige stress
Een gebrek aan overzicht
Aanvragen op het laatste moment

2. Te weinig planning

Een goede planning hoort bij elk project, maar wordt toch vaak verwaarloosd. Iedereen weet dat het moet gebeuren, maar de waarde is voor velen minder duidelijk. Zonder een helder plan, loop je het risico op:

Gebrek aan steun
Gebrek aan middelen en tijd
Gemiste deadlines
Boze teamleaden of klanten

3. Details uit het oog verliezen

Hoeveel budget is er nog over? Wie is verantwoordelijk voor wat? Zit je nog op schema om die deadline te halen?

Details zijn belangrijk, maar als je veel projecten tegelijkertijd hebt lopen, is het niet eenvoudig om er constant rekening mee te houden. Die details uit het oog verliezen kan helaas grote gevolgen hebben. Een ongemakkelijke stilte tijdens een meeting of erger, de verkeerde klant aanspreken over een project: het zijn situaties die niet alleen je zelfvertrouwen een deuk geven, maar ook het volledige project...

4. Verkeerde tools gebruiken

Een projectmanager gebruikt vaak uiteenlopende tools om taken, doelen en de status van projecten bij te houden. Toch voldoet veel software niet aan de vereisten:

veel tools zijn niet flexibel genoeg, waardoor ze niet zijn afgestemd op je noden;
of ze zijn net te complex, waardoor je kostbare tijd verliest.

Bijzonder frustrerend, want was het niet de bedoeling dat ze je werk lichter zouden maken?

5. Gebrek aan controle en opvolging

Je kan je project starten met een waterdicht schema, maar dat heeft weinig zin als je het nadien niet meer opvolgt. Het zal niet lang duren voordat je het overzicht verliest, omdat:

Deadlines verschuiven
Activiteiten van plaats worden gewisseld
Middelen opnieuw worden toegewezen

Om er zeker van te zijn dat alles vlot verloopt, doe je regelmatige check-ups en voer je wijzigingen door waar nodig. Dat betekent dat je ook voldoende met je team communiceert om eventuele vertragingen te voorkomen.

6. Geen risicomanagement

Elk project is uniek. Dat betekent dat ze in zekere mate ook altijd onvoorspelbaar zijn. Die onzekerheid inschatten en -calculeren helpt je om te anticiperen op dingen die zouden kunnen mislopen. Risicomanagement, met andere woorden, maakt deel uit van jouw taken als projectmanager.

7. Wijzigingen van scope (of 'scope creep')

Klassiek voorbeeld: een stakeholder vraagt om een 'kleine aanpassing' van het project. Een minuscule wijziging, die geen invloed zou mogen hebben op de timing of het budget. Toch? Nee!

Elk project is een zorgvuldig evenwicht van de IJzeren driehoek: scope, tijd en budget. Wanneer één van deze factoren wijzigt, betekent dat ook dat je de andere factoren moet aanpassen. Als de scope verandert, zullen deadlines ook moeten worden uitgesteld of zal de kost van je project verhogen - of allebei.

Stel het perfecte projectplan op in 7 stappen

We stelden een checklist samen met fundamentele stappen die je moet nemen voor de start van je volgende project:

1. Leg de volledige scope van je project vast

Je eerste stap bestaat eruit samen te zitten met alle stakeholders, en de noden, verwachtingen en baselines voor het project te bepalen. Dit zijn:

D scope
Het budget
De tijdslijn

Leg deze informatie vast in je projectplan zodat iedereen meteen op dezelfde golflengte zit en vermijd op die manier dure miscommunicatie.

TIP: Zorg ervoor dat je meer oplevert dan je beloofd had (denk aan de leuze: ‘underpromise, overdeliver’). Kijk door de vragen van stakeholders, en probeer de onderliggende meerwaarde te identificeren waar ze naar op zoek zijn. Het zijn die doelstellingen waaraan jouw project zou moeten voldoen.

2. Splits verschillende projectfases op in milestones en taken

Als tweede stap bepaal je de tijdlijn van je project. Wat zijn de cruciale taken die je eerst moet voltooien en wat is je allerlaatste taak? Bundel meerdere kleine taken in grotere milestones. Je project opsplitsen in kleinere, uitvoerbare delen zorgt ervoor dat je team niet overbelast raakt, en helpt om een project vlot op te leveren.

3. Schat in welke middelen je nodig hebt

Hoeveel mensen en welke specifieke middelen heb je nodig? Wees zo realistisch mogelijk: je wil dit niet over- of onderschatten. Beide hebben een negatieve impact op de timing en het budget van je project.

4. Verzamel je middelen

Nu je weet wat je nodig hebt, is het tijd om de juiste mensen en tools in te schakelen. Hier begint het bundelen (en het verdelen) van de verschillende onderdelen van het project. Hier begint het bundelen (en verdelen) van verschillende onderdelen van het project.

5. Link taken aan elkaar

Het is erg belangrijk om te bepalen welke taken van elkaar afhankelijk zijn. Met andere woorden, welke taken moeten worden voltooid voordat je met de volgende kan beginnen? Er zijn vier soorten afhankelijkheden:

Eind-naar-Begin: Taak A moet worden voltooid voordat Taak B kan beginnen

Voorbeeld: Voordat je een weg begint te leggen (Taak B), moet je eerst land kopen (Taak A).

Begin-naar-Begin: Taak A moet gestart zijn voordat Taak B kan beginnen.

Voorbeeld: Voordat je het asfalt legt (Taak B), moet je eerst de weg uitgraven (Taak A).

Eind-naar-Eind: Taak A moet worden voltooid voordat Taak B kan worden voltooid.

Voorbeeld: Voordat je verkeerstekens kan schilderen (Taak B), moet je eerst het asfalt leggen (Taak A).

Begin-naar-Eind: Taak A moet worden gestart voordat Taak B kan worden voltooid.

Voorbeeld: Voordat je verkeerstekens kan schilderen (Taak B), moet je eerst de weg uitgegraven hebben (Taak A).

6. Stel een schema op

Verzamel alle informatie uit stappen 2 en 5, en plaats alle activiteiten op een tijdslijn. Gebruik alle taken en milestones voor elke fase en voeg ze toe aan je planning. Zorg ervoor dat je duidelijke deadlines toevoegt voor de belangrijkste milestones en deliverables.

TIP: De juiste prioriteiten stellen is de sleutel tot succes in deze fase van je project. Heb je moeite om prioriteiten van elkaar te onderscheiden? Begin met activiteiten te rangschikken op basis van hoe urgent en belangrijk ze zijn met de Eisenhower-matrix.

7. Houd alles bij

Het venijn zit soms in de details: houd daarom steevast alle informatie tijdens je project bij. Elk teamlid moet de status van een taak, milestone of doel kunnen opvolgen. Vergeet ook je uren niet te registreren. Op die manier kan je in de toekomst bij soortgelijke projecten betere inschattingen maken over deadlines en budgetten.

Maak je eigen projectplan

TIP: Is projectmanagement en -planning volledig nieuw voor je? Ga meteen van start met je eerste projectplan aan de hand van dit template:

Hoe stel je een projectplan op: gratis template

Onderschat het belang van een goede projectplanning niet, maar wees er ook niet bang voor. Uiteindelijk gaat het om de juiste stappen identificeren, en die op een realistische tijdlijn plaatsen. Of je nu een ervaren projectmanager bent of bij toeval in die rol bent terechtgekomen: de structuur die we in deze blog voorstellen, werkt voor élk type projectmanager of vertical.

Projectmanagement-methodieken

In de loop der jaren zijn er heel wat methodieken ontstaan om projecten efficiënt te beheren. Dit zijn de meest gebruikte, in de volgorde waarin ze zijn ontstaan:

Waterfall

Bij de Waterfall-methodiek (of watervalmethode) verloopt je project als een waterval. Het project doorloopt een aantal fasen, die elkaar één voor één opvolgen. Eerst verzamel je de benodigdheden voor een project, dan zorg je voor een design, bouw je een eindproduct, test je het, breng je het in gebruik en ga je tenslotte over op een onderhoudsfase. Er zijn geen overlappingen.

Goed voor: projecten met duidelijke doelen of weinig verwachte veranderingen tijdens het project (scope creep).

Te vermijden als: je geen duidelijk idee hebt van waar het project zal eindigen en als de doelen in het begin nog niet helemaal duidelijk zijn.

Agile

De Agile-methodiek helpt je flexibel blijven en je aanpassen aan wijzigende verwachtingen. Daarbij werk je in korte, overzichtelijke perioden (sprints) van twee tot vier weken. De iteraties zijn op zichzelf staande projecten die door 'timeboxing' gestuurd worden. Timeboxing is hierbij belangrijk, omdat de sprints elkaar dus in een vast ritme opvolgen.

Goed voor: projecten waarbij je snel wil schakelen en in iteraties verbeteringen of nieuwe dingen wil toevoegen.

Te vermijden als: je in een traditionele omgeving werkt, of je in het algemeen met grote projecten werkt (omdat het met een Agile-aanpak moeilijker wordt om in te schatten hoeveel tijd je nodig zal hebben).

Scrum

De Scrum-methodiek is gebaseerd op Agile, maar haalt vooral de complexiteit weg uit projectmanagement. Taken kunnen overlappen en er wordt verwacht dat je wijzigingen doorvoert tijdens het project. De Scrum-methode is in feite een opeenvolging van sprints. Vóór elke sprint kijk je of de verwachtingen van de stakeholders zijn gewijzigd.

Goed voor: Verbeteringsprojecten in iteraties, bijvoorbeeld de ontwikkeling van een nieuw product.

Te vermijden als: de verwachtingen niet mogen wijzigen tijdens het project of je bedrijf niet bereid is deze aanpak volledig te omarmen.

Projectmanagementsoftware

Gelukkig ligt de tijd van ad-hoc projecten plannen of zelfs handgemaakte projectschema's ver achter ons. De opkomst van het internet bracht heel wat nuttige tools met zich mee, onder andere voor online projectmanagement.

Maar waarom is die software nu zo handig? Welke voordelen biedt het boven projectmanagement zónder software?

The benefits of project management software

De grootste voordelen van software voor project planning zijn:

Een gestandaardiseerde aanpak bij projecten
Meer gefundeerde beslissingen
Optimaal gebruik van middelen
Beter taakbeheer en overzicht
Beter risicobeheer, forecasting & budgetering
Bespaar tijd en geld
Efficiënt teamwork
Meer klanttevredenheid

Projectmanagementsoftware helpt je informatie centraliseren, een overzicht bewaren over de geplande taken, inzicht verkrijgen in de workload en bijsturen zonder de focus te verliezen. Maar dergelijke tools bieden vaak heel wat mogelijkheden. Welke functies heb je nu écht nodig?

8 Essentiële functies van project management software

► Planning

Plannen is de essentie van je project management software. Deze feature is broodnodig om je ingeplande taken en deadlines bij te houden. Een gedeelde teamkalender en automatische notificaties wanneer een deadline nadert, kunnen ook een grote plus vormen.

Meer geavanceerde projectplanners geven je de mogelijkheid om taken en verantwoordelijkheden aan medewerkers toe te wijzen, waardoor je een nog nauwkeuriger beeld krijgt van de verdeling en timing van taken.

► Taakmanagement

Ook taakmanagement behoort meestal tot de basisfuncties van project management tools. Hierdoor kan je projecten verdelen in grotere milestones en kleinere taken waar je deadlines en budgetten aan kan toevoegen. Sommige tools integreren zelfs 'het kritieke pad': de precieze volgorde waarin taken moeten worden uitgevoerd om het project vlot te laten verlopen.

► Samenwerking en communicatie

Snelle communicatie vormt een cruciale succesfactor voor elk project. Het zou dan ook een onderdeel van je projectmanagement-tool moeten zijn. Software die goed in elkaar zit, fungeert als een centrale locatie voor zowel basisgegevens als gedetailleerde informatie.

Deze kennis snel en efficiënt delen heeft een positief effect op de interne samenwerking. Sommige tools maken het ook mogelijk om projectinformatie te delen met klanten. Dat kan een eenvoudige oplossing bieden om je klanten op de hoogte te houden, zonder constant meetings in te plannen.

► Rapporteren

Rapporten en statistieken zijn een geweldige manier om inzicht in je bedrijf te krijgen en om te leren uit vorige projecten. Waarom werd het budget overschreden? Waarom werd die deadline gemist? Het antwoord staat er, zwart op wit.

► Budget- en middelenbeheer

Bepaalde tools bieden een specifieke functie aan om je middelen te beheren. Daardoor krijg je een overzicht van alle geboekte vergaderzalen, of een overzicht van alle middelen die je al gebruikt hebt, gepland hebt, en de kosten ervan.

► Timetracking

Met behulp van timetracking kom je te weten welke taken de meeste tijd in beslag hebben genomen tijdens een vorig project. Zo zal je tijd en kosten in de toekomst beter kunnen inschatten. Heel wat tools bieden een basisfunctionaliteit voor timetracking aan, maar de geavanceerde optie kan ook erg nuttig zijn. De mogelijkheid om bijvoorbeeld verschillende uurtarieven in te stellen en automatisch tijd te factureren, bijvoorbeeld, zal je uren werk besparen.

► Een mobiele app

Vaak vormen mobiele apps een lichtere versie van een online projectmanagement-tool. Nog vaker bieden mobiele apps je team op afstand toegang tot alle relevante informatie. Zo kan je taken of milestones onderweg updaten, facturen opvolgen en aanmaken op basis van je gewerkte uren en je team regelmatig op de hoogte houden van de status van je project.

► Integraties

Naast je projectmanagementsoftware gebruikt je team waarschijnlijk nog meer tools: denk maar aan persoonlijke e-mailadressen, agenda's en CRM-software. Die tools kunnen koppelen aan je projectmanagementsoftware biedt meer transparantie, rechtstreeks toegang tot de juiste informatie en helpt bovendien informatiesilo's voorkomen.

Ontdek hoe je betere projecten oplevert met Teamleaders
project management tool