Planning
Plannen is de essentie van je project management software. Deze feature is broodnodig om je ingeplande taken en deadlines bij te houden. Een gedeelde teamkalender en automatische notificaties wanneer een deadline nadert, kunnen ook een grote plus vormen.
Meer geavanceerde projectplanners geven je de mogelijkheid om taken en verantwoordelijkheden aan medewerkers toe te wijzen, waardoor je een nog nauwkeuriger beeld krijgt van de verdeling en timing van taken.
Taakmanagement
Ook taakmanagement behoort meestal tot de basisfuncties van project management tools. Hierdoor kan je projecten verdelen in grotere milestones en kleinere takenwaar je deadlines en budgetten aan kan toevoegen. Sommige tools integreren zelfs 'het kritieke pad': de precieze volgorde waarin taken moeten worden uitgevoerd om het project vlot te laten verlopen.
Collaboration and communication
Snelle communicatie vormt een cruciale succesfactor voor elk project. Het zou dan ook een onderdeel van je projectmanagement-tool moeten zijn. Software die goed in elkaar zit, fungeert als een centrale locatie voor zowel basisgegevens als gedetailleerde informatie.
Deze kennis snel en efficiënt delen heeft een positief effect op de interne samenwerking. Sommige tools maken het ook mogelijk om projectinformatie te delen met klanten. Dat kan een eenvoudige oplossing bieden om je klanten op de hoogte te houden, zonder constant meetings in te plannen.
Rapporteren
Rapporten en statistieken zijn een geweldige manier om inzicht in je bedrijf te krijgen en om te leren uit vorige projecten. Waarom werd het budget overschreden? Waarom werd die deadline gemist? Het antwoord staat er, zwart op wit.
Budget- en middelenbeheer
Bepaalde tools bieden een specifieke functie aan om je middelen te beheren. Daardoor krijg je een overzicht van alle geboekte vergaderzalen, of een overzicht van alle middelen die je al gebruikt hebt, gepland hebt, en de kosten ervan.
Timetracking
Met behulp van timetracking of urenregistratie kom je te weten welke taken de meeste tijd in beslag hebben genomen tijdens een vorig project. Zo zal je tijd en kosten in de toekomst beter kunnen inschatten. Heel wat tools bieden een basisfunctionaliteit voor timetracking aan, maar de geavanceerde optie kan ook erg nuttig zijn. De mogelijkheid om bijvoorbeeld verschillende uurtarieven in te stellen en automatisch tijd te factureren, bijvoorbeeld, zal je uren werk besparen.
Een mobiele app
Vaak vormen mobiele apps een lichtere versie van een online projectmanagement-tool. Nog vaker bieden mobiele apps je team op afstand toegang tot alle relevante informatie. Zo kan je taken of milestones onderweg updaten, facturen opvolgen en aanmaken op basis van je gewerkte uren en je team regelmatig op de hoogte houden van de status van je project.
Integraties
Naast je projectmanagementsoftware gebruikt je team waarschijnlijk nog meer tools: denk maar aan persoonlijke e-mailadressen, agenda's en CRM-software. Die tools kunnen koppelen aan je projectmanagementsoftware biedt meer transparantie, rechtstreeks toegang tot de juiste informatie en helpt bovendien informatiesilo's voorkomen.
Ontdek hoe je betere projecten oplevert met Teamleaders project management tool.