Projectmanagement

Met deze zes termen zou elke projectmanager vertrouwd moeten zijn:

1. Stakeholders: de stakeholders (of belanghebbenden) zijn alle individuen, groepen of organisaties die baat hebben bij de goede afloop van je project. Daarnaast hebben ze meestal ook invloed op het verloop van het project. Denk bijvoorbeeld aan je klanten, de partners waarmee je samenwerkt, sponsors, teamleden, enzovoort.
2. Resources: resources (of middelen) heb je nodig om de taken binnen je project uit te voeren. Die middelen kunnen zowel ontastbaar (budget, tijd) als tastbaar (uitrusting, materialen en mensen) zijn. De resources bij een project worden vaak bepaald tijdens de projectplanning.
3. Deliverables: deliverables zijn de producten, diensten en resultaten die je binnen een project produceert en oplevert. Deliverables goed kunnen bepalen, opvolgen en beheren is een essentiële vereiste om projecten succesvol af te ronden.
4. Afhankelijkheden: afhankelijkheden zijn de onderlinge relaties tussen taken, die bepalen in welke volgorde ze moeten worden voltooid. Er zijn vier soorten afhankelijkheden: Eind-naar-Begin, Begin-naar-Begin, Eind-naar-Eind en Begin-naar-Eind. Je leest hier meer over bij “Stel het perfecte projectplan op in 7 stappen”.
5. Timesheets: timesheets, urenregistratie of urenstaten zijn een efficiënte manier om bij te houden hoe lang je aan een specifieke taak of activiteit werkt. Timesheets kan je gebruiken voor je salarisadministratie, je facturatie of om in de toekomst projecten efficiënter te beheren.
6. De ijzeren driehoek (of Duivelsdriehoek): elk project kent drie dimensies of beperkingen: tijd, kosten en scope. Deze beperkingen zijn van elkaar afhankelijk: wanneer je bij projecten een beslissing neemt, moet je de invloed ervan op elk van die drie aspecten in overweging nemen.

Krijg meteen overzicht over je projecten. Probeer Teamleader 14 dagen vrijblijvend uit, of ontdek hier de voordelen.

Projectmanagement (of projectbeheer) is het planmatig beheren van één of meerdere projecten. In Projectmanagement voor Dummies omschrijft Stanley Portney het als volgt: projectmanagement is het proces van de begeleiding van je project vanaf het begin via de uitvoering tot aan de voltooiing ervan. Daarbij zijn drie basisonderdelen essentieel: de planning, organisatie en controle van een project.

Dit wordt gedaan door een projectmanager. Deze persoon is verantwoordelijk voor zowel de strategische planning van een project als de uitvoering. Eerst stippel je je project zorgvuldig uit, en bepaal je samen met de stakeholders de strategische doelstellingen. Vervolgens voer je de projectplanning uit en houd je de middelen (materialen, mensen, ...) en beperkingen (scope, tijd, budget, ....) tijdens het project onder controle.

Belangrijke kanttekening: efficiënt projectmanagement vergt ook efficiënt taakmanagement. Projecten worden vaak opgedeeld in kleinere, beheersbare stukken (taken, activiteiten of milestones). Het succes van je project is grotendeels afhankelijk van de tijdige uitvoering van taken, dus worden taken vaak gerangschikt in functie van hun prioriteit en op een tijdlijn geplaatst. Om op schema te blijven, is het uiteraard belangrijk dat je de taken met de hoogste prioriteit eerst afhandelt.

Efficiënt projecten beheren brengt natuurlijk een aantal voordelen met zich mee:

1. Voldoe aan de verwachtingen van alle stakeholders
2. Zorg voor orde en duidelijkheid
3. Blijf gefocust op je doelstellingen
4. Maak maximaal gebruik van je middelen
5. Stel een realistische projectplanning op
6. Verzeker de kwaliteit
7. Beheer de risico's
8. Bewaar steeds overzicht
9. Verminder het risico op mislukte projecten
10. Leer uit je successen en mislukkingen

En deze punten zorgen er dan weer voor dat je team gemotiveerd blijft. Wat uiteraard opnieuw voor betere projecten zorgt. Uiteindelijk wint iedereen.

Professioneel projectmanagement vergt een gedisciplineerde aanpak. En hoewel elk project verschillend is, zijn er een aantal algemene kernprincipes die je kansen op succes beslist zullen verhogen.

Volgens het jaarlijks rapport van het Project Management Institute gaat 9,9% van elke dollar verloren door een slechte uitvoering van het project.

Voor en tijdens een project stel je jezelf best volgende vragen:

1. Wat moet er gebeuren?
2. Wanneer moet dat gebeuren en in welke volgorde?
3. In welk stadium bevindt het project zich?

Projectmanagement is zelden een eenmansshow. Een kort overzicht van de verschillende rollen die je voor elk project nodig hebt:

1. Projectmanager: de projectmanager leidt het team en verdeelt het werk. Hij of zij loodst het project door elke fase, verkoopt het project aan stakeholders, bepaalt de scope van het project en zorgt voor de planning.

2. De projectsponsor: de projectsponsor (vaak een manager) is de opdrachtgever en de eigenaar van de business case. De sponsor werd vanuit de organisatie verantwoordelijk gemaakt voor het succes van een project en is daarom de belangrijkste beslisser.

3. Externe adviseur: andere mensen bij je project betrekken is geen slecht idee: expertise heeft namelijk ook haar grenzen. Bovendien kan je door je betrokkenheid bij een project aan tunnelvisie gaan lijden. Door mensen te betrekken met verschillende profielen en een open geest, zoals klanten, portfoliomanagers en investeerders, zou je wel eens heel nieuwe inzichten en benaderingen kunnen ontdekken.

4. Teamleden: medewerkers met specifieke kennis zijn uiteindelijk verantwoordelijk voor het invullen en opleveren van het project. Ze zijn experts in bepaalde onderdelen van het project en vervullen de taken die aan hun kennis gekoppeld zijn. Dat kunnen bijvoorbeeld ontwikkelaars, designers of aannemers zijn, afhankelijk van je industrie.

5. Actieve stakeholder: of het nu gaat om het documenteren van projectvereisten, het verzamelen van gebruikerservaringen of het rapporteren van informatie, iemand moet de overkoepelende doelstellingen en resultaten van je werk opvolgen. Deze persoon houdt sterk rekening met de klant en je omzet. Bij kleinere teams en projecten wordt deze rol vaak ingevuld door de teamleider. Toch kan het bijzonder nuttig zijn om iemand met een overkoepelend zicht te betrekken bij het project, zeker als je voldoende middelen hebt.

6. Klant: de klant betaalt over het algemeen voor het product dat uit het project voortkomt en vormt daarbij geen deel van de organisatie. De doelen van het project afstemmen op de wensen en behoeften van de klant is daarom ook het beginpunt van elk project. Het is belangrijk om klantgericht te werk te gaan. Om een klantgerichte aanpak te garanderen is het belangrijk om te beseffen dat je met mensen werkt.

Een projectmanager stuurt het project door elke fase. Daarnaast 'verkoopt' de projectmanager het project aan stakeholders, bepaalt hij of zij de scope van het project en zorgt voor de planning.

Een projectmanager bepaalt welke taken nodig zijn om de doelstellingen te behalen. Projectmanagers stellen daar een team voor samen, verzamelen de nodige tools en stellen een heldere planning op met alle taken.

Hij stelt ook het budget op, beheert de risico's en volgt de voortgang op om ervoor te zorgen dat teamleden ongehinderd en volgens schema verder kunnen werken.

Belangrijke kanttekening: een projectmanager kan een team aansturen en als leider gelden binnen het project, maar is vaak niet de baas. De projectmanager verkocht het project aan een sponsor of stakeholder, en rapporteert vervolgens aan die persoon wat de voortgang is.

In het algemeen zijn projectmanagers goed georganiseerde, doelgerichte en gepassioneerde medewerkers. Ze werken goed onder druk, bieden leiderschap en weten hoe ze mensen moeten motiveren. Naast hun sociale vaardigheden is ook communicatie van essentieel belang. En dat brengt ons naadloos bij ons volgende punt:

Je eerste stap bestaat eruit samen te zitten met alle stakeholders, en de noden, verwachtingen en baselines voor het project te bepalen. Dit zijn:

1. D scope
2. Het budget
3. De tijdslijn

Leg deze informatie vast in je projectplan zodat iedereen meteen op dezelfde golflengte zit en vermijd op die manier dure miscommunicatie.

TIP: Zorg ervoor dat je meer oplevert dan je beloofd had (denk aan de leuze: ‘underpromise, overdeliver’). Kijk door de vragen van stakeholders, en probeer de onderliggende meerwaarde te identificeren waar ze naar op zoek zijn. Het zijn die doelstellingen waaraan jouw project zou moeten voldoen.

Als tweede stap bepaal je de tijdlijn van je project. Wat zijn de cruciale taken die je eerst moet voltooien en wat is je allerlaatste taak? Bundel meerdere kleine taken in grotere milestones. Je project opsplitsen in kleinere, uitvoerbare delen zorgt ervoor dat je team niet overbelast raakt, en helpt om een project vlot op te leveren.

Hoeveel mensen en welke specifieke middelen heb je nodig? Wees zo realistisch mogelijk: je wil dit niet over- of onderschatten. Beide hebben een negatieve impact op de timing en het budget van je project.

Nu je weet wat je nodig hebt, is het tijd om de juiste mensen en tools in te schakelen. Hier begint het bundelen (en het verdelen) van de verschillende onderdelen van het project. Hier begint het bundelen (en verdelen) van verschillende onderdelen van het project.

Het is erg belangrijk om te bepalen welke taken van elkaar afhankelijk zijn. Met andere woorden, welke taken moeten worden voltooid voordat je met de volgende kan beginnen? Er zijn vier soorten afhankelijkheden:

• Eind-naar-Begin: Taak A moet worden voltooid voordat Taak B kan beginnen

Voorbeeld: Voordat je een weg begint te leggen (Taak B), moet je eerst land kopen (Taak A).

• Begin-naar-Begin: Taak A moet gestart zijn voordat Taak B kan beginnen.

Voorbeeld: Voordat je het asfalt legt (Taak B), moet je eerst de weg uitgraven (Taak A).

• Eind-naar-Eind: Taak A moet worden voltooid voordat Taak B kan worden voltooid.

Voorbeeld: Voordat je verkeerstekens kan schilderen (Taak B), moet je eerst het asfalt leggen (Taak A).

• Begin-naar-Eind: Taak A moet worden gestart voordat Taak B kan worden voltooid.

Voorbeeld: Voordat je verkeerstekens kan schilderen (Taak B), moet je eerst de weg uitgegraven hebben (Taak A).

Verzamel alle informatie uit stappen 2 en 5, en plaats alle activiteiten op een tijdslijn. Gebruik alle taken en milestones voor elke fase en voeg ze toe aan je planning. Zorg ervoor dat je duidelijke deadlines toevoegt voor de belangrijkste milestones en deliverables.

Het venijn zit soms in de details: houd daarom steevast alle informatie tijdens je project bij. Elk teamlid moet de status van een taak, milestone of doel kunnen opvolgen. Vergeet ook je uren niet te registreren. Op die manier kan je in de toekomst bij soortgelijke projecten betere inschattingen maken over deadlines en budgetten.

Bij de Waterfall-methodiek (of watervalmethode) verloopt je project als een waterval. Het project doorloopt een aantal fasen, die elkaar één voor één opvolgen. Eerst verzamel je de benodigdheden voor een project, dan zorg je voor een design, bouw je een eindproduct, test je het, breng je het in gebruik en ga je tenslotte over op een onderhoudsfase. Er zijn geen overlappingen.

Goed voor: projecten met duidelijke doelen of weinig verwachte veranderingen tijdens het project (scope creep).

Te vermijden als: je geen duidelijk idee hebt van waar het project zal eindigen en als de doelen in het begin nog niet helemaal duidelijk zijn.

De Agile-methodiek helpt je flexibel blijven en je aanpassen aan wijzigende verwachtingen. Daarbij werk je in korte, overzichtelijke perioden (sprints) van twee tot vier weken. De iteraties zijn op zichzelf staande projecten die door 'timeboxing' gestuurd worden. Timeboxing is hierbij belangrijk, omdat de sprints elkaar dus in een vast ritme opvolgen.

Goed voor: projecten waarbij je snel wil schakelen en in iteraties verbeteringen of nieuwe dingen wil toevoegen.

Te vermijden als: je in een traditionele omgeving werkt, of je in het algemeen met grote projecten werkt (omdat het met een Agile-aanpak moeilijker wordt om in te schatten hoeveel tijd je nodig zal hebben).

De Scrum-methodiek is gebaseerd op Agile, maar haalt vooral de complexiteit weg uit projectmanagement. Taken kunnen overlappen en er wordt verwacht dat je wijzigingen doorvoert tijdens het project. De Scrum-methode is in feite een opeenvolging van sprints. Vóór elke sprint kijk je of de verwachtingen van de stakeholders zijn gewijzigd.

De grootste voordelen van software voor project planning zijn:

1. Een gestandaardiseerde aanpak bij projecten
2. Meer gefundeerde beslissingen
3. Optimaal gebruik van middelen
4. Beter taakbeheer en overzicht
5. Beter risicobeheer, forecasting & budgetering
6. Bespaar tijd en geld
7. Efficiënt teamwork
8. Meer klanttevredenheid

Projectmanagementsoftware helpt je informatie centraliseren, een overzicht bewaren over de geplande taken, inzicht verkrijgen in de workload en bijsturen zonder de focus te verliezen. Maar dergelijke tools bieden vaak heel wat mogelijkheden. Welke functies heb je nu écht nodig?