Waarom zou je je uren registreren? Op basis van urenregistraties van voltooide projecten kun je een goede inschatting maken hoeveel uur een volgend project je zal kosten. Op deze manier kun je een goede kostprijsberekening maken en zullen zowel jij als je klant niet voor verrassingen komen te staan. Als je factureert op basis van het aantal gewerkte uren, is de kans groot dat je klant om een specificatie vraagt. Een urenregistratie die inzicht geeft in de gewerkte uren en uitgevoerde taken kan dan goed van pas komen.

Urenregistratie versus urenverantwoording

Voor zelfstandigen is urenregistratie belangrijk in verband met bepaalde belastingvoordelen, maar voor ondernemers met personeel is urenregistratie belangrijk om inzicht te krijgen in het rendement van een project. De kunst is jouw medewerkers de voordelen van urenregistratie zo goed mogelijk uit te leggen, want anders zullen zij het idee hebben dat zij hun uren moeten verantwoorden en dat komt de sfeer niet ten goede.

Er zijn twee soorten uren in een bedrijf: declarabele uren en niet-declarabele uren. De declarabele uren kun je aan de klanten doorberekenen en leveren dus direct geld op. Een urenregistratie houdt de verhouding tussen deze twee soorten uren bij en geeft je zo een goed inzicht in de efficiency van je bedrijf. Zo is niet iedereen hard aan het werk voor niets!

Urenregistratie: Niet leuker, maar wel makkelijker

Uren bijhouden kan op verschillende manieren. In een Excel-sheet bijvoorbeeld, met kolommen waarin je bijhoudt voor welke klant of project je gaat werken, wat je precies voor hen gaat doen (het liefst in 1-2 woorden), een kolom voor de starttijd en de eindtijd. Deze methode is erg vermoeiend. In de praktijk begin je op maandag vol goede moed met het bijhouden van je uren en activiteiten, op dinsdag schiet het er vaak al bij in en zo zit je op vrijdagmiddag te bedenken wat je de afgelopen week gedaan hebt en hoeveel uur je aan bepaalde werkzaamheden besteed hebt. Aan het eind van de maand voer je de uren vanuit de Excel-sheet met de hand in je administratie in zodat je deze kunt factureren.

Uren schrijven is voor niemand leuk. Je kunt dit dan ook automatiseren. Dan weet je exact hoeveel uur er aan bepaalde projecten is besteed, heb je altijd en overal inzicht in de voortgang van het project en kun je bijsturen wanneer het nodig is. Zo kom je er op tijd achter dat een bepaald projectonderdeel veel meer tijd kost dan vooraf verwacht en besproken met de klant bijvoorbeeld. Dan kun je in overleg met de klant de projectprijs verhogen of je medewerker bijsturen dat hij teveel uren schrijft op dat bepaalde project.

Urenregistratie en werken op projectbasis

Stel je voor: je hebt een project uitgevoerd voor een klant en wilt deze factureren. Hoe doe je dat? Vaak op basis van ingekocht materiaal dat je (in overleg) doorberekent en het aantal gewerkte manuren. Zonder urenregistratie is dit onmogelijk. Iedereen zou dan een maand of misschien nog wel langer terug moeten denken ‘wat heb ik ook alweer voor deze klant gedaan en hoe lang was ik daarmee bezig’. Je krijgt allemaal losse briefjes, e-mails en overzichten uit alle uithoeken van de organisatie en moet dit dan samenvoegen tot een overzichtelijke factuur waarbij je ook nog binnen het afgesproken aantal uur blijft. Pas dan kom je erachter dat je dit aantal ruimschoots overschreden bent. Wat dan? Dan kun je dus maar beter je uren automatisch registreren.

Met de urenregistratie tool van Teamleader houd je gepresteerde uren automatisch of manueel bij. Je bewaart dit overzicht voor een klant of project en verwerkt deze tot een factuur (eventueel met online facturatieprogramma). In het dag- of weekoverzicht monitor je de tijd die medewerkers aan een taak of project besteden.

Ontdek hoe jij slimmer kan werken met Teamleader

Wil je meteen starten? Probeer Teamleader 14 dagen gratis.

Probeer nu gratis